○舟橋村電磁的記録等取扱要綱
| (平成16年3月16日訓令第4号) |
|
|
(趣旨)
第1条 この要綱は、電磁的記録の取扱いに関し、舟橋村処務規程(昭和53年規程第80号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意味は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書等(図画、写真、マイクロフィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)をいう。
(2) 電磁的記録 次に掲げる記録媒体等に記録されたものをいう。
ア 磁気テープ(リール式、カートリッジ式等)
イ 磁気ファイル(フロッピーディスク、ハードディスク等)
ウ 録音テープ(リール式、カセットテープ等)
エ 録画テープ(ビデオテープ等)
オ 光ディスク(CD―ROM、DVD―ROM等)
カ 光磁気ディスク(MO等)
キ 上記に掲げるもののほか、電磁的記録媒体等で村長が認めるもの
(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。
(5) 共用サーバ 舟橋村が管理する施設を専用回線等で相互に接続するための通信網に接続し、ファイル共有及びプリンタ共有のサービスを提供するサーバをいう。
(文書取扱主任等の職務)
第3条 文書取扱主任等(規程第18条に規定する文書取扱主任等をいう。以下同じ。)は、総合行政ネットワークの電子文書交換システムによる文書の受信及び送信に関する事務及びそれ以外の電磁的記録の収受に関する事務を処理するものとする。
[規程第18条]
(総合行政ネットワーク文書の取扱い)
第4条 総務課長又は文書取扱主任等は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより受領のための処理を行うものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書を発信した者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
2 総務課長又は文書取扱主任等は、前項の規定による受領のための処理を終え受領した総合行政ネットワーク文書について、速やかに用紙に出力するものとする。
3 前項の場合において、総務課長及び文書取扱主任等が受領した総合行政ネットワーク文書を用紙に出力したものにあっては、規程第24条から第31条の規定を準用する。
(総合行政ネットワーク文書の施行)
第5条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を施行する場合は、起案用紙の取扱要領欄に「LGWAN」と記載するものとする。
2 規程第22条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を施行する場合は、当該文書に当該文書の施行名義に係る者の職の電子署名を付与するものとする。
[規程第22条]
3 前項の規定により電子署名の付与を受けようとするときは、送信しようとする文書に当該文書の決裁文書を添えて、公印主任(規程第57条に規定する公印主任をいう。以下同じ。)に提出してその承認を受けるものとする。
[規程第57条]
4 公印主任は、前項の規定により承認したものについて、決裁文書に認印を押印し、当該文書の施行名義に係る者の職の電子署名を付与するものとする。
5 前項の規定による電子署名の付与に必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
6 総合行政ネットワーク文書の発送は、総合行政ネットワークの電子文書交換システムによる送信により行うこととし、文書取扱主任等がこれを行うものとする。
7 総合行政ネットワークの電子文書交換システムによる送信を終えたときは、文書取扱主任等は、施行名義に係る者の職に応じ、総合行政ネットワーク文書送信簿(別記様式)に必要事項を記載しなければならない。
(ファクシミリ及び電子メールの取扱い)
第6条 ファクシミリ又は電子メールは、当該ファクシミリ又は電子メールを受信後、普通紙ファクシミリにあっては出力されたもの、感熱紙用紙ファクシミリにあっては、複写したもの、電子メールにあっては用紙に出力したものを文書として扱うものとする。
2 文書取扱主任等は、前項の規定による出力されたもの、複写したもの又は出力したものを総務課長及び各課に送付し、収受の手続を受けるものとする。
3 ファクシミリ又は電子メールの送信による文書の施行は、主務課において行う。
4 ファクシミリ又は電子メールにより施行することのできる文書は、別に定めのあるものを除き、簡易なものに限る。
5 ファクシミリにより文書を送信する場合は、次に掲げる事項を記載した送信票を添付するものとする。ただし、送信文書の余白に記載が可能な場合は、送信票の添付を省略することができる。
(1) 送信の日時
(2) 送信先の機関、所属等及び氏名
(3) 発信者の所属、氏名、電話番号及びファクシミリ番号
(4) 送信文書の件名
(5) 送信文書の枚数(送信票を含む。)
6 ファクシミリ又は電子メールによる文書を送信しようとするときは、送信しようとする文書に当該文書の決裁文書を添えて、文書取扱主任等の承認を受けるものとする。
(総合行政ネットワーク文書、ファクシミリ及び電子メール以外の電磁的記録の収受)
第7条 総務課長又は文書取扱主任等は、到達した文書が総合行政ネットワーク文書、ファクシミリ及び電子メール以外の電磁的記録である場合には、収受の手続を省略することができるものとする。
(電磁的記録に係る文書の保管等)
第8条 各課長は、電磁的記録に係る文書を保管し、又は保存する場合は、速やかに次に掲げる方法その他適切な方法により整理しなければならない。
(1) 電磁的記録に係る完結文書を共用サーバに保管し、又は保存する場合当該共用サーバに、年度ごとに専用の電子フォルダを作成し、当該専用電子フォルダ内に保管し、又は保存することにより整理するものとする。
(2) 電磁的記録に係る文書を専用の書棚その他課長が指定する場所に保管し、又は保存する場合当該電磁的記録が記録された記録媒体にラベルシールをはり、これらを専用の書棚その他課長が指定する場所に保管し、又は保存することにより整理するものとする。
2 各課長は、電磁的記録に係る文書を保管し、又は保存するに当たっては、記録のき損、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講ずるものとする。
(電磁的記録の廃棄)
第9条 規程第54条の規定により、課長が廃棄決定をされた電磁的記録に係る公文書について廃棄処分をする場合は、当該電磁的記録の性質及び内容に応じて、記録を復元できないように確実に消去、廃棄しなければならない。
[規程第54条]
(出先機関の電磁的記録の取扱)
第10条 出先機関における電磁的記録の取扱いについては、この要綱に準じて行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず出先機関の長は、あらかじめ総務課長の承認を得て、電磁的記録の取扱いについて特別の定めをすることができる。
(委任)
第11条 この要綱に定めるもののほか、この要綱の実施に関し必要な事項は、総務課長が別に定めるものとする。
附 則
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
別記様式
総合行政ネットワーク文書送信簿