○舟橋村戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則
| (平成12年7月21日規則第21号) |
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(目的)
第1条 この規則は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保全及び保護に関し、必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(用語)
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍情報システム：舟橋村に設置した電子計算組織により現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、付票及び人口動態調査票を磁気ディスク等に記録し、記録事項証明書、謄抄本及び人口動態調査票を作成するシステムをいう。
(2) 戸籍データ：記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気情報をいう。
(3) ファイル：磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(4) 出力帳票：戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント：システムの設計書、プログラムの説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の作成、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の付票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期するため、住民生活課に保護管理者をおく。
2 保護管理者は、業務主管課長である住民生活課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適性を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的に又は随時、点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期的に又は随時、点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(戸籍データの保護)
第6条 保護管理者は、データの変更、漏えい、滅失、及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第7条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第9条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該操作者以外の者に漏らしてはならない。
4 端末装置の操作者は、パスワードを第1項により定められた業務の範囲及び業務の目的を超えて使用してはならない。
5 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにし、また自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(守秘義務)
第11条 戸籍情報システムに関係する職員は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。
(指導研修)
第12条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
(操作教育)
第13条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導を実施するものとする。
附 則
この規則は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行するものとする。
附 則(平成18年3月31日規則第8号)
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この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(令和7年3月14日規則第1号)
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この規則は、令和7年4月1日から施行する。