○出雲市立学校文書管理規程
(平成17年出雲市教育委員会訓令第4号)
改正
平成22年3月31日教育委員会訓令第3号
(趣旨)
第1条　この規程は、別に定めるものを除くほか、出雲市立小・中学校(以下「学校」という。)における事務処理の適正化と能率化を図るため、文書による事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(事務処理の原則)
第2条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。ただし、文書によって処理できない事務にあっては、この限りでない。
2　文書による事務の処理は、別に定めるところにより、校長又は教頭の決裁を受けて行うものとする。
3　文書の処理は、迅速かつ適確に行うとともに、その処理の過程を明らかにしておかなければならない。
(文書記述等の原則)
第3条　文書を作成するときは、平易簡潔で正確に表現するように努めなければならない。
2　文書の書き方は、左横書きを原則とする。ただし、法令の規定により様式を縦書きに定められたもの等については、この限りでない。
(文書取扱いの原則)
第4条　文書は、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、常にその所在を明らかにし、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
2　文書のうち重要その他必要と認めるものには、「非常持出」の表示をするとともに、非常災害時に際し、直ちに持出しのできるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(秘密保持の原則)
第5条　文書の内容を秘密にすることを要するものについては、「秘」、「極秘」等の表示をし、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
(文書の整理及び保管の原則)
第6条　決裁文書で事案の処理を完結したものは、出雲市立学校用ファイル基準表(以下「ファイル基準表」という。)に基づき作成したファイルに編冊し、直ちに利用できるよう整理及び保管しなければならない。
2　事案の処理が完結していない文書は、一定の場所に整理及び保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(校長の職務)
第7条　校長は、文書の管理が適正かつ能率的に行われるよう、職員を指揮監督しなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱員)
第8条　文書による事務の適正な管理及び運営を図るため、学校に文書取扱主任及び文書取扱員を置く。
2　文書取扱主任及び文書取扱員は、校長が指定する職員をもって充てる。
3　文書取扱主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1)　文書の収受及び発送に関すること。
(2)　文書の区分及び分類の確認に関すること。
(3)　文書の整理、保管、保存及び廃棄並びに引継ぎに関すること。
(4)　文書の審査に関すること。
(5)　文書事務の合理化に関すること。
4　文書取扱員は、前項各号に規定する事務に関し、文書取扱主任を補佐し、文書取扱主任に事故があるときは、その職務を代理する。
(文書の分類等)
第9条　文書取扱主任は、ファイル基準表により文書を分類、整理、保存及び廃棄する。
(文書の登録)
第10条　文書取扱主任は、文書を収受したときは、文書の処理経過を記録するため、文書件名簿に登録する。ただし、新聞、雑誌、広告等軽易な文書その他登録する必要がないと校長が認めた文書については、この限りでない。
2　前項の登録にあたっては、文書に「○○小(中)第○○号」のように記号を付すとともに、発生又は施行の順序に従い登録番号を付さなければならない。
3　前項の登録番号は、毎年4月から起こし、会計年度により更新する。
4　前項の規定にかかわらず、4月以降において収受した文書で前年度に属し、校長が整理上必要があると認めるときは、前年度の登録番号により整理することができる。
(文書の保存年限)
第11条　校長は、法令等の定め並びに文書の効力、利用度及び重要度を考慮し、文書の保存年限を定めるものとする。
2　文書の保存年限は、法令等に定めがあるものを除き、1年、5年、10年、永年又は永久とする。ただし、これらの保存年限により難いと校長が認めたときは、別の保存年限を定めることができる。
3　文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。
(文書の収受等)
第12条　文書の収受及び発送については、別に定める出雲市立学校文書処理の手引き(以下「文書処理の手引き」という。)によって行うこととし、文書の受付、分類保存及び廃棄については、文書処理の手引き及びファイル基準表に従って行うことを原則とする。
(文書の廃棄)
第13条　保存期間を経過した文書は、経過した日から1年以内に廃棄するものとする。
(電話又は口頭による通知書等の処理)
第14条　電話又は口頭により通知、照会等があったときは、校長が必要と認めるものについては、その要旨を電話等受信票に記載して処理する。
(ファクシミリ及び電子メール文書)
第15条　ファクシミリ及び電子メールによる文書収受及び発送文書は、この規程に定める文書事務に準じて処理する。
(その他)
第16条　この規程に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。
附　則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附　則(平成22年3月31日教育委員会訓令第3号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。