○出雲市斐川地域小学校及び中学校文書管理規程
| (平成23年出雲市教育委員会訓令第5号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第6条)
第2章 文書事務の処理(第7条－第16条)
第3章 文書の収受、配付等(第17条－第19条)
第4章 文書の保管、保存及び廃棄(第20条－第29条)
第5章 補則(第30条－第32条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、斐川地域の小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書事務の処理に関して必要な事項を定め、文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、事務を処理するために職務上、作成・取得される書類、帳簿、伝票、電報又は電話若しくは口頭による事項を記録したもの及び図面・電磁的記録その他の資料等の記録一切をいう。
(校長の職務)
第3条 校長は、この規程に定めるところにより、学校における文書事務を掌握し、文書が迅速かつ適正に処理されるよう留意し、その促進に努めるものとする。
2 校長は、次条に規定する文書主任及び文書取扱者を選任し、並びに第6条に規定するファイル責任者及びファイル担当者を選任する。選任したときは、速やかに教育委員会に報告しなければならない。
[第6条]
(文書主任等)
第4条 校長は、文書による事務の適正な管理及び運営を図るため、学校に文書主任及び文書取扱者を置く。
(文書主任等の職責)
第5条 文書主任は、校長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄並びに引継ぎに関すること。
(4) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。
(5) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
(6) 情報公開事務に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書処理に関すること。
2 文書取扱者は、文書主任の事務を補助する。
(ファイル責任者及びファイル担当者)
第6条 文書を系統的に分類し、整理等をするため、学校にファイル責任者及びファイル担当者を置く。
2 ファイル責任者は、第4条に規定する文書主任が兼ね、次に掲げる事務を処理する。
[第4条]
(1) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(2) 文書の整理、保管、移替え、保存及び廃棄に関すること。
(3) 第23条に規定するファイル管理表等の作成に関すること。
[第23条]
3 ファイル担当者は、前項各号に掲げる事務について、ファイル責任者を補助する。
第2章 文書事務の処理
(文書取扱いの原則)
第7条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。ただし、文書によって処理することができない事務は、この限りでない。
2 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 ファクシミリ及び電子メールによる文書収受及び発送文書は、この規程に定める文書事務に準じて処理する。
(秘密保持の原則)
第8条 文書の内容を秘密にすることを要するものについては、「秘」、「極秘」等の表示をし、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。
(文書の左横書き)
第9条 文書は、左横書きとする。ただし、特定なものは、この限りでない。
(文書の記名)
第10条 文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は、校名とすることができる。
(文書の記号及び番号)
第11条 文書は、発生又は施行の順序に従い、文書番号の頭記号には、「出」(出雲市)を冠し、その右に主管する学校の頭文字等を付け、文書発送簿により一連番号を付ける。
2 文書の登録番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。ただし、平成23年度に限り、10月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。
(起案)
第12条 事案の処理は、文書による。
2 起案は、別に定める起案用紙により、平易明確に行わなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、軽易かつ定例的に取り扱う事案は、起案用紙を用いず、その文書の余白等を利用して処理することができる。
4 起案文書には、必要に応じ、起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。
5 緊急を要する文書は、校長の指示を受け、通常の手続によらずに処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
第13条 電話又は口頭により通知、照会等があったときは、校長が必要と認めるものについては、その要旨を電話等受信票に記載して処理する。
第14条 秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理する。この場合において、処理後速やかに所定の手続をとらなければならない。
(文書の日付)
第15条 文書の日付は、当該文書を施行する日とする。
(公印の押印)
第16条 施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。
第3章 文書の収受、配付等
(収受及び配付)
第17条 到着した全ての文書及び物品は、文書主任の指示により、次に掲げる方法により処理するものとする。
(1) 校長又は学校宛ての文書は、開封し、収受印を押し、収受日及び収受の事実を明確に記録しておくことが必要な文書は、文書収受簿に登載し、処理するものとする。
(2) 前号の場合において、封筒を失うことにより発信者名が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。
(3) 親展文書は、開封せずに、宛先人に配付すること。
2 文書主任又は文書取扱者以外の者が直接受領した文書は、直ちに担当者に回付して前項各号の処理を行わなければならない。
3 便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、文書主任が必要と認めるものに限りこれを収受することができる。
4 学校で収受すべきでない文書は、文書主任において返送、回送等必要な処理を行うものとする。
5 校長は、親展文書等の配付を受けたときは、自ら処理するもののほかは担当者に回付し、秘密を要しないものは、第1項第1号の規定により処理することができる。
(発送)
第18条 発送する文書は、原則として封入し、又は包装し、決裁済文書とともに文書主任に回付しなければならない。
2 文書主任は、前項の規定により回付を受けた文書について決裁等の有無及び封かん又は包装、郵便種別等の適否を点検し、不適当と認めるものは、所要の補正をさせた上、発送しなければならない。
(施行済決裁済文書の処理)
第19条 文書主任において文書を発送したときは、決裁済文書に施行日等の処理経過を記載し、担当者に回付しなければならない。
第4章 文書の保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管の原則)
第20条 文書は、ファイリングシステムにより整理し、適正に保管するものとする。
(文書の保管用具等)
第21条 文書の整理及び保管に当たっては、3段ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、その他のキャビネット、保管庫、図面庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所を記載した所在カードをキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。
(文書の保管及び整理)
第22条 文書は、文書名を記載したラベルを貼った個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。
2 個別フォルダーは、必要に応じて分冊するものとする。
3 キャビネットは、原則として、上段及び中段の引出しに現年度文書を収納し、下段の引出しに前年度文書を収納するものとする。
4 翌日に処理を持ち越す文書は、やりかけフォルダーにより保管しなければならない。
5 処理中の文書は、付せん等により所在を明らかにし、速やかにその処理をしなければならない。
6 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。
7 文書は、執務終了後、所定の位置へ置かなければならない。
(ファイル管理表等の作成)
第23条 ファイル責任者は、文書を系統的に管理するため、ファイル管理表及びファイル総括表を作成しなければならない。
2 ファイル管理表の作成は、年度当初に前年度のファイル管理表を基に仮のファイル管理表を作成し、当該年度末に調整し、当該年度のファイル管理表として確定する方法による。
3 ファイル責任者は、毎年5月末までに、前項に規定する確定したファイル管理表及びファイル総括表を2部作成し、その1部を保管し、その1部を教育委員会に提出するものとする。
(保存区分及び期間)
第24条 文書の保存区分及び保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、次のとおりとする。
(1) 長期 長期保存するもの
(2) 10年 10年間保存するもの
(3) 5年 5年間保存するもの
(4) 3年 3年間保存するもの
(5) 1年 1年以内の期間保存するもの
2 前項の保存期間は、文書完結の翌年度から起算するものとする。ただし、保存年限に達した文書については、その内容を精査し、引き続き保存することができる。
3 長期保存における文書の保存期間は、その重要度、利用度等を勘案し、校長が設定するものとする。
4 パンフレット、チラシ等極めて軽易なもので廃棄の期限を特に定めないものは、随時に廃棄するものとし、その他軽易な文書で1年以上の保存を要しないものは、1年未満保存文書とし、移替え時に廃棄するものとする。
(文書の移替え)
第25条 キャビネット上2段で保管した当該年度の文書は、翌年度においては、キャビネットの下段に移し替えて保管するものとする。ただし、継続して保管する文書は、移替えを行わない。
(文書の保存)
第26条 キャビネットによる保管期間が満了した文書で、引き続き保有すべきものについては、図面その他特別なものを除き、原則として文書保存箱に収納し、次に掲げる方法により保存するものとする。
(1) 発生年度及び保存期間の同じ文書を同一の文書保存箱に収納すること。
(2) 文書保存箱には、学校名、発生年度、保存期間及び保存期限を記載すること。
2 ファイル管理表及び文書保存箱に整理番号等を記入し、文書庫に保存するものとする。
3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。
(保存文書の廃棄等)
第27条 保存期間が満了した文書は、次に掲げる方法により文書主任の指示により、廃棄するものとする。この場合において、保存期間が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び学校長の承認を得るものとする。
2 毎年5月末日までに、保存期間が満了した保存文書を廃棄する。
3 毎年4月末日までに、保存期間が1年の文書で保存期間が満了したものを廃棄する。
4 保存期間を経過しない文書で、文書主任及び担当者又は校長との協議により保存の必要のないと認められるものは、文書主任が廃棄するものとする。
(文書廃棄上の注意)
第28条 文書の廃棄は、機密を要するもの又は他に使用されるおそれのあるものについては、職員が直接裁断し、又は委託業者により文書を溶解することとし、機密を要せず、又は他に使用されるおそれのないもので資源化可能なものについては、資源物として処理する。
(歴史的学術的資料)
第29条 第27条の規定により廃棄する場合、歴史的学術的資料としての価値があると認められる文書については、別途保存することができる。この場合において、校長は、教育委員会に協議しなければならない。
[第27条]
第5章 補則
(学校外持出しの禁止)
第30条 職員は、文書を学校外に持ち出してはならない。ただし、校長及び文書主任の承認を受けたときは、この限りでない。
2 文書は、校長及び文書主任の許可を得ないで職員以外の者へ文書の内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。
(規則の準用)
第31条 この規程の用語については、出雲市文書管理規則(平成17年出雲市規則第17号)の規定を準用する。
(その他)
第32条 この規程に定めるもののほか、文書の管理等に関し必要な事項は、別に定める。
2 校長は、この規程及び前項のほか、文書の管理等に関して必要な事項を別に定めることができる。
3 情報公開に関する事務については、出雲市情報公開条例(平成17年出雲市条例第4号)の定めるところによる。
附 則
この規程は、平成23年10月1日から施行する。