○出雲市消防本部火災調査書類の共有に関する運用規程
| (令和4年出雲市消防本部訓令第20号) |
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(趣旨)
第1条 この要綱は、出雲市消防本部火災調査規程(平成17年出雲市消防本部訓令第18号)第53条の規定に基づき、火災調査書類の共有に関し、必要な事項を定めるものとする。
(目的)
第2条 この要綱は、出雲市消防本部火災調査規程第46条第1項に基づき消防署長に報告した火災調査書類について、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)として保存し、出雲市消防本部内において共有することで、火災調査に係る技術及び知識の円滑な伝達を図り、もって消防吏員の火災調査能力を向上させることを目的とする。
(管理体制)
第3条 火災調査書類に係る電磁的記録(以下「データ」という。)を共有する上で厳正な管理を行うため、データ管理運用責任者(以下「管理運用責任者」という。)及びデータ管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2 管理運用責任者は、消防総務課長をもって充てる。
3 管理者は、予防課長をもって充てる。
(管理運用責任者の責務)
第4条 管理運用責任者は、データの運用が出雲市情報セキュリティ基本方針(平成25年出雲市訓令第1号)第2条第8号に規定する情報セキュリティポリシー(以下「情報セキュリティポリシー」という。)に基づいて適切に実施されるよう、必要な指導や助言を行うものとする。
(管理者の責務)
第5条 管理者は、次に掲げる事項に従い、管理を行うものとする。
(1) データ共有に関する運用が適切に使用されるよう指導し、又は監督する。
(2) 不要な閲覧及び業務に無関係な利用をされることがないよう管理する。
(3) データの破損及び紛失がないよう必要な措置を講ずる。
2 管理者は、格納されたデータに破損、紛失等が発生したときは、直ちに管理運用責任者に報告しなければならない。
3 管理者は、管理運用責任者からデータの管理に関し指示又は要請があったときは、遅滞なく必要な措置をとらなければならない。
(消防吏員の遵守義務等)
第6条 消防吏員は、情報セキュリティの重要性について共通の認識を持ち、業務の遂行に当たっては、情報セキュリティポリシー及び出雲市情報セキュリティ基本方針第13条に規定する情報セキュリティ対策実施手順を遵守しなければならない。
(データの保存場所)
第7条 データは、出雲市消防本部ファイルサーバー(以下「ファイルサーバー」という。)内に保存する。
2 管理者は、データの保存に当たり、ファイルサーバー内のメインフォルダの下に、事案ごとのサブフォルダを作成する。
(データの保存に関する事務)
第8条 決裁を終えた火災調査書類は、予防課担当者が電磁的記録として保存し、管理者から指定されたフォルダに格納するものとする。
(データの複製等の禁止)
第9条 ファイルサーバー内に保存したデータを複製してはならない。
2 ディスプレイに表示されたデータの図画について、スクリーンショット機能等を使用し保存してはならない。
3 ファイルサーバー内に保存したデータを印刷してはならない。
(保存期間)
第10条 データの保存期間は、出雲市消防本部文書管理規程(平成17年出雲市消防本部訓令第2号)に準ずる。
(保存期間の延長)
第11条 保存期間が満了したデータについて、管理運用責任者が引き続き保存の必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。
(データの廃棄)
第12条 管理者は、毎年5月末日までに、保存期間が満了したデータを廃棄するものとする。
2 データの廃棄に当たっては、その全部又は一部が残らないように消去しなければならない。
(その他)
第13条 この規程に定めのない事項については、消防長が別に定める。
附 則
この規程は、令和5年1月1日から施行する。
附 則(令和6年3月29日消防本部訓令第10号)
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この規程は、令和6年4月1日から施行する。