○北見市情報公開事務取扱要領
| (平成26年4月1日内規第81号) |
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第1 趣旨
北見市情報公開条例(平成18年条例第16号。以下「条例」という。)に定める情報の公開についての事務処理は、別に定めがある場合を除き、この要領の定めるところにより行うものとする。
第2 市政情報公開室の設置
総務部文書課(以下「文書課」という。)内に、情報の公開に関する窓口として、市政情報公開室を設ける。
第3 事務分担
1 文書課の行う事務
文書課においては、情報の公開について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書の公開に係る案内及び相談に関すること。
(2) 公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の受付に関すること。
(3) 公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)に対する決定の送付に関すること。
(4) 公文書の公開の実施に伴う事務に関すること。
(5) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 公開請求に対する処分に係る審査請求に関すること。
(7) 公文書を検索するために必要な資料の取りまとめに関すること。
(8) 北見市情報公開・個人情報保護・行政不服審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(9) 情報の提供及び公表並びに市政資料の収集に関すること。
(10) 条例の運用状況の取りまとめ及び公表に関すること。
(11) 出資団体等に対する文書の閲覧等に係る案内、相談及び受付に関すること。
(12) その他情報公開に係る各課との連絡調整に関すること。
2 主管課の行う事務
公文書を保有する課(課に相当する所等を含む。以下「主管課」という。)においては、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書の公開に係る案内及び相談に関すること。
(2) 公開請求のあった公文書の検索に関すること。
(3) 公開請求に応ずるか否かの決定に関すること。
(4) 公文書の公開の諾否の決定に関すること。
(5) 公文書の公開を実施すること。
(6) 公文書に係る検索に必要な資料の作成に関すること。
(7) 情報提供及び公表に関すること。
第4 公文書の公開事務
1 案内及び相談に係る留意事項
(1) 情報提供による対応
文書課及び主管課は、公文書の公開に係る相談等を受けた場合において、この要領に定める手続によるまでもなく市の刊行物その他資料の提供により対応できるときには、条例第17条の趣旨に鑑み、速やかに提供するよう努めなければならない。
[条例第17条]
(2) 条例が適用されない公文書
条例第14条の規定に該当する公文書については、条例が適用されないため公開請求に応じられない旨を説明するものとする。
[条例第14条]
(3) 出資団体等が保有する文書の公開等
条例第19条に規定する出資団体等が保有する文書の公開については、北見市出資団体等情報公開事務取扱要領(平成26年内規第80号)の定めるところにより行うものとする。条例第20条に規定する指定管理者の管理に係る文書の公開についても同様とする。
2 請求書の受付
(1) 公開請求の受付は、請求書により文書課(総合支所において請求書の提出があった場合は、総合支所総務課)において行う。
(2) 主管課に対して請求書の提出があった場合には、速やかに文書課に送付するものとする。ただし、総合支所において請求書の提出があった場合には、速やかに総合支所総務課へ送付する。
(3) 総合支所総務課が請求を受け付けたときは、速やかに文書課に請求書を送付するものとする。
(4) 文書課及び総合支所総務課は、請求者その他当該公開請求に関する情報について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他関係法令等を遵守し、適切に取り扱わなければならない。
(5) 条例第9条第3項の規定により公文書の存否を明らかにしない場合には、公開又は非公開の決定を行うことなく公開請求を拒否するものとし、その他公文書の存否を明らかにしないよう配慮した取扱いをしなければならない。
[条例第9条第3項]
(6) 請求書の記入に係る留意事項
請求書の記入指導に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
ア 公開請求は、地域住民、市民等に限らず、「何人も」できる。
イ 同一人から同一の主管課に複数の公開請求があった場合は、1枚の請求書により受け付けることができる。
ウ 公開請求の手続は、原則として本人が行うものであるが、本人に代わって代理人が行うこともできる。この場合、委任状を徴する等の適切な対応をとるものとする。
エ 「請求者」欄には氏名のみを記入し、押印は要しないものとする。
オ 請求書の作成は、原則として本人が行うものとするが、障がい、老齢等のため字を書くことができないなどの特別の事情があると認められる場合は、請求者の口頭による陳述を聴取した上で、所定の請求書の様式に従って聴取書を作成し、当該請求書の提出に代えることができる。この場合においては、聴取書を陳述者に読み聞かせて、陳述事項について確認するものとする。
(7) 請求書の各欄の確認事項
請求書の受付に当たっては、次に掲げる事項を確認するものとする。
ア 「連絡先」欄
法人その他の団体の担当者の氏名及び電話番号が記入してあること。
イ 「公文書の名称又は内容」欄
公開請求の対象となる公文書を特定するため、名称又は内容が公文書を検索できる程度に具体的に記入してあること。この場合、必要に応じて情報を提供し、請求書の作成に利便を図るものとする。
ウ 「公開方法の区分」欄
公文書の閲覧、視聴又は写しの交付のいずれの請求であるかがわかるように該当する区分を選択してあること。
(8) 電話又は口頭による公開請求
条例第6条第1項本文は請求書による公開請求を定めており、同項ただし書に規定する場合を除き、電話又は口頭による公開請求は認められない。
[条例第6条第1項]
(9) 郵送等による公開請求
郵送、ファクシミリ装置又は電子メールその他の電磁的方法による公開請求があった場合は、内容を確認し、必要事項が記入されていないとき、又は不明確な箇所があるときは、請求者に対して電話等で確認した上で補正するものとし、当該補正が終了した後、これを受け付けるものとする。
(10) 請求書を受け付けた場合の説明等
請求書を受け付けた場合は、受付印を押印の上、その写しを請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明するものとする。ただし、郵送又は主管課において提出を受けた場合は、この限りでない。
ア 14日以内に公開請求に応ずるか否かの決定を行うこととし、公文書の公開は受付と同時には実施しないこと、及びやむを得ない理由があるときは14日の期限を60日まで延長することがあり、この場合は、公開決定等期間延長通知書(以下「期間延長通知書」という。)により速やかに請求者に対し通知すること。
イ 公文書の写しの交付には、作成及び送付に要する費用の負担が必要であり、原則として前納を求めること。
ウ 公文書の公開を実施する場合の日時及び場所は、公文書公開決定通知書(以下「公開決定通知書」という。)又は公文書一部公開決定通知書(以下「一部公開決定通知書」という。)により通知すること。
エ 公文書の公開を実施しない場合には、公文書非公開決定通知書(以下「非公開決定通知書」という。)により通知すること。
オ 公文書の公開請求を拒否する場合には、公文書公開請求拒否通知書(以下「公開請求拒否通知書」という。)により通知するが、この処分(決定)は、公開請求に係る公文書が存在しているか否かを答えるだけで、非公開情報を公開することとなる場合になされるものであること。
3 受付後の請求書の扱い
(1) 決定期間の起算日
文書課又は総合支所総務課で請求書を受け付けた日の翌日を初日とする。
(2) 請求書の送付
請求書を受け付けた場合は、当該請求書の写しを主管課に速やかに送付し、文書課はその原本を保管するものとする。
4 主管課における事務
(1) 主管課は、請求者その他当該公開請求に関する情報について、個人情報の保護に関する法律その他関係法令等を遵守し、適切に取り扱わなければならない。
(2) 公文書の検索
主管課は、条例第15条第1項に基づいて作成された資料により検索するほか、必要に応じて請求者に聴き取りを行うなどし、請求の対象となる公文書を特定するものとする。
(3) 公文書の内容の検討
主管課は、公開請求のあった公文書の内容について、条例第9条第1項各号に掲げる非公開情報の有無等を考慮し、公開する範囲を決定するものとする。
(4) 公文書が存在しない場合
公開請求に係る公文書が存在しない場合は、非公開とし、請求者に対しその旨を非公開決定通知書により通知するものとする。
(5) 公文書の公開請求を拒否する場合
ア 条例第9条第3項の規定により公文書の存否を明らかにしない場合には、公開又は非公開の決定を行うことなく公開請求を拒否するものとし、公文書の存否を明らかにしないよう配慮した取扱いをしなければならない。
[条例第9条第3項]
イ 公開請求を拒否する場合は、請求者に対しその旨を公開請求拒否通知書により通知するものとする。この場合において、主管課は、文書課を経由して審査会に対し、公文書公開請求拒否報告書(以下「公開請求拒否報告書」という。)を提出するものとする。
(6) 協議
前3号に規定する処分の決定(次号において「公開決定等」という。)を行うに当たっては、文書課及び当該公文書に関係する各課と口頭又は書面により協議するものとする。
(7) 決定の起案
公開決定等を行うに当たっては、主管部長の決裁を受けるものとする。
(8) 通知書等の記載要領
ア 公開決定通知書、一部公開決定通知書、非公開決定通知書及び公開請求拒否通知書(以下「決定通知書」という。)並びに公開請求拒否報告書の記入は、次に掲げるとおり行うものとする。
(ア) 「公文書の名称又は内容」欄
公開請求に係る公文書の名称又は内容は、当該公文書の標題等を参考にして正確に記入すること。この場合、1通の通知書等に複数の名称を記入することができる。
(イ) 「公開方法の区分」欄
該当する区分を選択すること。
(ウ) 「公開の日時」欄
決定通知書が請求者に到達するまでの日数及び電話等により確認した請求者の都合を考慮し、文書課と協議の上、公開の日時を指定すること。
(エ) 「公開の場所」欄
原則として、市政情報公開室(文書課内)を指定すること。ただし、事務に支障がある場合等は、文書課と協議の上、別の場所を指定すること。
(オ) 「問い合わせ先」欄
公開、非公開等の決定をした主管課について記載すること。
イ 一部公開決定通知書の「公開しない部分の内容及びその理由」欄
公開しない部分にどのような情報が含まれているのかが分かるように具体的に記入すること。
(例)・個人の住所、氏名、学歴、家族構成、収入状況について記載があり、特定の個人が識別できるため
・企業の店舗等施設計画、機械設備の稼働状況
ウ 一部公開決定通知書及び非公開決定通知書
(ア) 「公開しない部分の内容及びその理由」及び「公開しない理由」欄
条例第9条第1項各号のいずれに該当するか、その該当する号及びその理由(複数の号に該当する場合は、各号ごとの理由)について、できるだけ具体的に記入すること。
(イ) 「公開することができる時期」欄
一定の期間の経過により、非公開とする理由がなくなることが明らかであり、かつ、その期日がおおむね1年以内に到来することが確実であるときは、その公開できる時期を記入すること。
エ 公開請求拒否通知書及び公開請求拒否報告書の「存否を明らかにしない理由」欄
条例第9条第3項に該当すること及びその理由について、規定の趣旨に沿ってできるだけ具体的に記入すること。
(例)・公開請求に係る公文書の公開・非公開を決定する以前に、該当する公文書が存在しているかどうかを答えるだけで、非公開情報(個人の傷病歴)を公開することとなるため、条例第9条第3項の規定に基づき、当該公文書の存否を明らかにしないで、公開請求を拒否することとします。
(9) 決定期間の延長
公開、非公開等の決定を条例第7条第1項に規定する期間以内に行うことができないときは、主管課は速やかに文書課にその旨を連絡するとともに、同条第3項に規定する決定の期間の延長に必要な決裁等の手続をとるものとする。この場合、「期間延長の理由」欄には、当該延長の理由を具体的に記入するものとする。
(例)・公開請求のあった公文書に第三者に関する情報が記録されており、当該第三者の意見を聞く必要があり、期間内に公開、非公開の決定をすることが困難であるため
[条例第7条第1項]
(10) 決定通知書の送付
ア 主管課は、公開請求に応ずるか否かの決定をした場合又は決定期間の延長をした場合は、遅滞なく決定通知書、公開請求拒否報告書又は期間延長通知書を作成し、文書課へ送付するものとする。この場合において、文書課は、主管課より送付された決定通知書又は期間延長通知書を速やかに請求者に送付し、その写しを保管するとともに、公開請求拒否報告書の送付があったときには、速やかに審査会に報告するものとする。
イ 決定通知書又は期間延長通知書を送付するときは、条例第7条第1項に規定する期間内に請求者に到達するように努めるものとする。
[条例第7条第1項]
5 公文書の公開の方法
(1) 文書、図画、写真又はフィルムの場合
ア 閲覧
(ア) 文書及び図画については原則としてこれらの原本を、写真についてはプリントしたものを閲覧に供することにより行うものとする。
(イ) (ア)の規定にかかわらず、原本を公開することができないときは、あらかじめ主管課が作成した当該公文書の写しを閲覧に供することにより行うことができる。
(ウ) 公文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該公文書の写しを作成し、その記載事項のうち閲覧することができない部分をマジック等で消し、その写しを再度作成し閲覧に供する等の方法により行うものとする。
イ 視聴
フィルム及びマイクロフィルムについては、それぞれ映写機、専用機器等を用いて視聴に供することにより行うものとする。
ウ 写しの交付
(ア) 請求者に写しの交付を希望する部分を確認する。
(イ) 写しの作成は、原則として乾式複写機により行うものとし、写しの交付は公開請求のあった公文書1名称につき1部とする。
(2) 電磁的記録の場合
ア 録音テープ又は録音ディスク
専用機器により再生したものの聴取又は録音カセットテープに複写したものの交付により行うものとする。
イ ビデオテープ又はビデオディスク
専用機器により再生したものの視聴又はビデオカセットテープに複写したものの交付により行うものとする。
ウ その他の電磁的記録
次の各号に掲げる方法により行うものとする。
(ア) 専用機器により再生したものの閲覧又は視聴
(イ) 用紙に出力したものの交付
(ウ) フレキシブルディスクカートリッジに複写したものの交付
(エ) 光ディスクに複写したものの交付
(オ) 用紙に出力したものの閲覧
(3) 郵送等により受け付けた場合
ア 写しの交付を希望する部分を確認した上で、第8項第2号の規定により、写しの作成及び送付に要する費用を前納させる。
イ 費用等が届いた段階で、写しを送付する。
(4) 写しの作成等
ア 写しの作成は、原則として北見市情報公開条例施行規則(平成18年規則第23号。以下「規則」という。)別表に規定された用紙の規格等によるものとする。
イ 写しの作成に専用機器を必要とする場合は、主管課と文書課で協力し、その作成に当たるものとする。
ウ 外部に委託しなければ複写できないものについては、原則として文書課において作成の委託等を行う。ただし、作成に多額の費用を要する場合、主管課が使用するシステムの保守業者において作成する場合等は、この限りでない。
6 公文書の部分的公開の方法
公文書の部分的公開をする場合は、非公開部分の記載方法、製本状況等により個別、具体的に判断するものであるが、おおむね次に掲げる方法により行うものとする。なお、電磁的記録の場合、当分の間、複写による部分的公開は行わないものとする。
(1) 非公開情報とそれ以外の情報とが別ページに記録されているとき。
ア 非公開情報が記録されているページを取り外して公開する。
イ 取り外しが困難であるときは、公開可能なページを複写してそれにより公開する。
(2) 非公開情報とそれ以外の情報とが同一ページに記録されているとき。
ア 非公開情報の部分を覆って複写したものを公開する。
イ アによる公開が困難であるときは、該当ページを複写した上で、非公開の部分をマジック等で黒く塗りつぶし、さらにそれを複写したものにより公開する。
7 公文書の公開の実施事務
(1) 日時及び場所
ア 公文書の公開は、あらかじめ公開決定通知書又は一部公開決定通知書により指定した日時及び場所で実施するものとする。
イ 公開の場所は、原則として市政情報公開室(文書課内)を指定するものとし、主管課の職員は、公文書の原本又はその写しを文書課に持参するものとする。
ウ イの規定にかかわらず、主管課で保有する情報に基づいて対応することが予想される場合又は公文書の持ち出し等により主管課の業務に支障が生ずる等、特別の事情がある場合には、主管課で行うことができる。
(2) 職員の立会い
公文書の公開を実施するときは、文書課の職員が立ち会うものとする。ただし、公開の場所を主管課としたときは、立ち会わないことができる。
(3) 公開決定通知書の提示
公文書の公開を実施する際には、請求者に対して公開決定通知書又は一部公開決定通知書の提示を求め、次に掲げる事項を確認するものとする。
ア 公開決定通知書又は一部公開決定通知書に記入された公文書と公開を受けようとする公文書が一致すること。
イ 公文書の公開の方法
ウ 写しの交付を必要とする場合は、その方法及び箇所等
(4) 公文書の提示及び説明
主管課の職員は、請求者に公開に係る公文書を提示し、必要な説明を行うものとする。
(5) 指定日以外の公文書の公開
請求者が指定の日時に来庁できなかった場合は、請求者と相談の上、別の日時に公文書の公開を実施することができる。この場合、新たに公開決定通知書又は一部公開決定通知書の送付は行わないものとする。
(6) 閲覧等の中止
公文書の公開を実施するに当たって、当該公文書が汚損又は破損するおそれがあるときは、当該公文書の閲覧又は視聴等を中止させるものとする。
(7) 文書課は、各実施機関の公開請求の内容及び処理状況を整理しておくものとする。
8 写しの交付に要する費用の徴収
(1) 費用の額
写しの作成又は送付に要する費用については、規則別表に定める額を徴収する。
[規則別表]
(2) 費用の納入等
ア 費用の納入は、規則第5条第2項の規定により、原則として前納とする。
[規則第5条第2項]
イ 費用の収納は、対面による交付の場合にあっては現金により、郵送による交付の場合にあっては納入通知書を交付して行う。
ウ 費用の徴収に係る事務は、文書課において行うものとする。
第5 第三者に対する意見書提出に関する手続
条例第11条に規定する第三者に対する意見書提出に関する手続は、次に掲げるところにより行うものとする。
[条例第11条]
(1) 主管課は、公開請求に係る公文書に市、国、独立行政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人並びに公開請求者以外の者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは、条例第11条第1項の規定により、当該情報に係る第三者の意見聴取を行うことができる。
(2) 主管課は、条例第11条第2項の規定に該当するときは、公開決定に先立ち、当該第三者の意見聴取を行わなければならない。
(3) 意見聴取の方法
ア 意見聴取は、第三者情報が記録されている公文書に対する公開請求があったことを「公文書公開決定に係る意見書提出機会付与通知書」により当該第三者に通知し、これに対する意見を「公文書公開決定に係る意見書」により1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
イ 意見聴取は、個人のプライバシー侵害の有無、法人その他の団体が受ける不利益の有無と程度、その他公益保護のために公開することとの比較衡量のため必要な事項について行うものとする。
(4) 意見書の取扱い
主管課は、意見聴取の結果を慎重に検討し、公開、非公開等の決定を行うものとする。
(5) 第三者への通知
主管課は、第三者が反対意見書を提出した場合において、公開決定をするときは、公開決定後直ちに当該第三者に対し、公開決定をした旨及びその理由並びに実施する日を「公文書公開決定に係る第三者あて通知書」により通知するものとする。この場合、条例第11条第3項の規定により、公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも14日を置かなければならない。
第6 運用状況の公表
条例第16条に規定する条例の運用状況についての公表は、次に掲げる事項について行うものとする。
[条例第16条]
(1) 公開請求の件数
(2) 公開・非公開等の決定件数及びその内容
(3) 審査請求の件数及びその内容
(4) 条例第13条の2の規定により裁決を行った件数及びその内容
[条例第13条の2]
(5) その他必要な事項
第7 市政情報の提供及び公表
1 条例第17条の規定により提供し、又は公表する市政に関する情報(以下「市政情報」という。)に条例第9条第1項各号(個人情報の保護に関する法律第2条第1項に規定する個人情報(次項において「生存者個人情報」という。)を除く。)に掲げる情報が含まれるときは、当該情報の提供又は公表に当たり、条例第9条第1項各号の趣旨及び情報公開制度と比較してより不特定多数の者が容易に情報を取得しうる特性等に配慮した上で適切に調整を図らなければならない。
2 市政情報に含まれる生存者個人情報は、個人情報の保護に関する法律第69条第2項(第1号及び第4号に限る。)に規定する場合を除き、非公開とする。
附 則
この要領は、平成18年3月5日から施行する。
平成26年4月1日改正施行
(改正箇所)別記様式第3号、参考様式2、参考様式3
附 則(平成27年3月25日内規第31号)
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この内規は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月29日内規第71号)
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(施行期日)
1 この内規は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この内規の施行の日前にされた公開決定等又は公開請求に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。
附 則(平成29年12月8日内規第136号)
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この内規は、平成29年12月8日から施行する。
附 則(平成30年3月7日内規第35号)
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この内規は、平成30年3月7日から施行する。
附 則(平成31年4月26日内規第218号)
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この内規は、令和元年5月1日から施行する。
附 則(令和3年3月23日内規第82号)
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この内規は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年7月19日内規第205号)
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この内規は、令和3年7月19日から施行する。
附 則(令和5年3月31日内規第101号)
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この内規は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和7年5月27日内規第202号)
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この内規は、令和7年5月27日から施行する。