○北見市文書事務取扱規程
| (平成26年3月31日訓令第3号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第6条)
第2章 収受及び配布(第7条－第12条)
第3章 起案(第13条－第18条)
第4章 令達(第19条－第22条)
第5章 発送(第23条－第27条)
第6章 保管、保存及び廃棄(第28条－第36条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 北見市(以下「市」という。)の文書の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 行政文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものを含む。)、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館その他これらに類する施設において、当該施設の設置目的に応じて収集し、整理し、及び保存している図書、記録、図画その他の資料
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
エ 行政文書の作成の補助に用いるため一時的に作成したもの
(2) 課等 北見市組織規則(平成18年規則第7号)第6条及び第7条に規定する室、課、センター及び主幹並びにこれらに準ずるものをいう。
(3) 決裁 市長若しくはその委任を受けた者又は北見市事務専決規程(平成18年訓令第12号)による専決者が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(4) 合議 決裁に至るまでの過程において、関係部課と協議するため、行政文書を回付することをいう。
(5) 供覧 決裁又は承認を求める事案ではないが、参考のため又は指示を受けるため、所属上司又は関係部課の閲覧に供することをいう。
(6) 起案文書 配布された文書の内容に従い、又は発意により事案の処理についての原案を記載したものをいう。
(7) 保存文書 主務課から行政文書の引継ぎを受けて、文書主管課が保存するものをいう。
(8) 文書管理システム 文書の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び行政文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムで文書主管課が管理するものをいう。
(9) 個別業務システム 電子計算機を利用して主務課で行う特定の業務の決定、管理等の事務の処理及び文書に係る情報の管理を行う個別の情報処理システムで主務課が管理するものをいう。
(行政文書の作成)
第3条 職員が事案を処理するときは、行政文書を作成して行わなければならない。ただし、当該事案が軽微であるときは、この限りでない。
(文書主管課)
第4条 文書主管課は、総務部文書課とする。
2 文書主管課は、行政文書に関する事務(収受、配布及び発送事務(以下「収受発送事務」という。)を除く。)を指導総括する。
(収受発送事務主管課)
第4条の2 収受発送事務主管課は、総務部庶務支援課とする。
2 収受発送事務主管課は、収受発送事務を指導総括する。
(主務課における行政文書処理の原則)
第5条 主務課は、行政文書の迅速な処理に留意し、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておくとともに、行政文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄を適正に行わなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 文書事務の正確かつ適正な処理を図るため、課等に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課等の庶務を担当する係長をもって充てる。ただし、係を置かない課等にあっては、所属長をもって充てる。
3 文書取扱主任は、所属長の命を受け、行政文書に係る次に掲げる事務を行う。
(1) 収受、配布及び発送に関すること。
(2) 整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(3) その他行政文書の事務に関し必要なこと。
第2章 収受及び配布
(文書の収受)
第7条 収受発送事務主管課又は収受発送事務主管課が指定する課(以下「収受発送事務主管課等」という。)は、市に到着した文書(主務課に直接到着した文書を除く。)を受領し、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 封筒の表示により主務課が明らかな文書は、開封しないで主務課に配布するものとする。
(2) 封筒の表示では主務課が明らかでない文書は、封筒の表面下欄余白に受付印を押して開封し、主務課を確認の上、当該主務課に配布するものとする。
(3) 書留文書及び入札書の表示のある文書は、封筒の表面下欄余白に受付印を押し、特殊文書配布簿(別記様式第1号)に登録するものとする。
(4) 審査請求、訴訟その他受付の日時が権利の得喪にかかわる文書であってその旨の表示があるものは、封筒の表面下欄余白に受付印を押し、かつ、受付の時刻を明記して、特殊文書配布簿に登録するものとする。
2 主務課は、前項の規定により配布を受けた文書及び当該主務課に直接到着した文書を開封し、当該文書に受付印を押して収受しなければならない。
3 前2項に定めるもののほか、到着した文書の処理につき必要な事項は、収受発送事務主管課が定める。
(電磁的記録の受信等)
第8条 電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システムを利用して行うものとする。ただし、当該電磁的記録が市に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、当該電磁的記録の受信を行う通信回線により電子的認証を行い、受信するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主務課は、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
(電磁的記録の収受の処理)
第9条 主務課は、通信回線を利用して到着し、又は前条第2項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録するものとする。
(不足料金等)
第10条 料金不足又は料金未納の郵便物については、収受発送事務主管課等が必要と認めた場合に限り、当該不足額又は未納額を支払うものとする。
(執務時間外に到着した文書の取扱い)
第11条 執務時間外に到着した文書は、当直事務従事者が受領し、次に掲げるところにより取り扱わなければならない。
(1) 当直事務従事者は、受領した文書を保管し、次の執務時間の開始時刻後直ちに収受発送事務主管課等に引き継がなければならない。
(2) 受領した文書のうち直ちに処理を要すると認められるものについては、当直事務従事者は、その要旨を関係者に連絡し、その取扱いについて指示を受けなければならない。
(3) 審査請求、訴訟その他到着の日時が権利の得喪にかかわる文書については、封筒の表面下欄余白に到着日時を明記し、当直事務従事者の認印を押して、第1号の規定により取り扱わなければならない。
(配布)
第12条 収受発送事務主管課等は、市に到着した文書(主務課に直接到着した文書を除く。)を第7条第1項に定めるところに従い、主務課に配布するものとする。
[第7条第1項]
2 収受発送事務主管課等が文書(特殊文書配布簿に登録された文書を除く。)を文書配布箱に配布することをもって、主務課へ配布したものとみなす。
第3章 起案
(起案)
第13条 起案は、文書管理システムにより作成するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、文書管理システムによらずに起案することができる。
(1) 個別業務システムから出力される帳票により起案するもの
(2) 文書管理システムによる起案が合理的でないと認められるもの
3 前項の規定により起案を行った主務課その他当該行政文書を保管する課は、これを文書管理システムに記録しなければならない。
4 起案は、原則として事案ごとに作成するものとする。
5 起案の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 件名は、簡潔なものとすること。
(2) 文書分類番号及び保存年限を記入すること。
(3) 北見市公用文規程(平成18年訓令第20号)に従い作成すること。
(4) 必要に応じて参考資料を添付すること。
6 決裁の区分は、次に掲げるとおりとする。
(1) 市長の決裁を受けるもの 第1類
(2) 副市長の決裁を受けるもの 第2類
(3) 部長又は部次長の決裁を受けるもの 第3類
(4) 課長の決裁を受けるもの 第4類
7 起案文書の内容について訂正等を行う場合は、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 決裁を終えていない起案文書のうち、第2項の規定により作成したものの訂正等は、次に掲げる区分に応じ、それぞれ当該区分に定める方法により行うものとする。
ア 訂正 訂正箇所の近接した余白箇所に正書し、訂正箇所に2線を引き押印する。
イ 削除 削除箇所に2線を引き押印する。
(2) 決裁を終えた起案文書については、当該起案文書を廃して新たに起案文書を作成し、又は当該訂正等の内容を明示した起案文書を作成することにより行うものとする。ただし、誤記その他これに類する明白な誤りの訂正等を行う場合であって、文書主管課が認めるときは、この限りでない。
8 決裁を終えていない起案文書の訂正等を行う場合において、特に重要な訂正等を行うときは、起案文書にその理由を記入しなければならない。
(行政文書の分類)
第14条 主務課は、別表第1に定める文書分類表に基づき、行政文書を分類しなければならない。
[別表第1]
(重要起案の取扱い)
第15条 重要又は秘密及び親展文書の起案は、起案者自ら携行して決裁を受けなければならない。
(合議)
第16条 他の部課に関係する事案は、その内容につき、部長、部次長、課長及び係長に合議しなければならない。この場合において、合議の対象者は、必要不可欠な職員に限るものとする。
2 合議の順序は、主務の部課を最初とし、関連の深い課から順次他の部課に回付するものとする。
3 合議を受けた者は、同意又は不同意の決定をしなければならない。
4 不同意の決定をしたときは、その旨及び理由を起案文書に明記しなければならない。
5 合議した事案についてその内容を変更し、又は廃案としたときは、その旨を合議をした者に通知しなければならない。
(合議の特例)
第17条 次に掲げる起案文書は、文書主管課に合議しなければならない。
(1) 令達文書(告示、庁達及び指令を除く。)に関するもの
(2) 市議会に提出する議案に関するもの
(3) 北見市情報公開条例(平成18年条例第16号)第7条第1項に規定する公開決定等に関するもの
(4) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条第1項第4号に規定する開示決定等、同法第94条第1項に規定する訂正決定等及び同法第102条第1項に規定する利用停止決定等に関するもの
2 儀式、褒賞及び表彰に関する起案文書は、総務部総務課に合議しなければならない。
3 予算及び市政に重大な影響を及ぼす案件に関する起案文書は、企画財政部に合議しなければならない。
4 決裁の区分が第1類又は第2類の起案文書は、企画財政部秘書課に合議し、又は供覧しなければならない。ただし、第15条に定める起案文書については、この限りでない。
[第15条]
(決裁者等による起案文書の引上げ)
第18条 係長以上の職にある者で決裁者より下位の職にあるものが不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、上司は当該職員を後閲扱いとし、起案文書を引き上げ、決裁又は承認を行うことができる。
第4章 令達
(令達文書の種類)
第19条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条に規定する条例
(2) 規則 地方自治法第15条に規定する規則
(3) 告示 広く一般に対して、一定の事項を周知させるため公告又は公表するもの
(4) 訓令 補助機関である職員に対して、指揮監督するために発する命令
(5) 内規 事務執行上の取扱要領その他必要な事項を定めるもののうち、訓令の例により制定するもの
(6) 庁達 事務執行上必要な事項を定めるもののうち、前号以外のもの
(7) 指令 申請、願い出等に対して指示、命令等をするもの
(令達事務)
第20条 令達文書(指令及び北見市例規類集に登録しない内規を除く。)は、文書主管課において、種類ごとに令達番号簿(別記様式第2号)に登録し、令達文書記号及び番号を付さなければならない。
2 指令は、主務課において令達番号簿に登録し、令達文書記号及び番号を付さなければならない。
3 令達文書記号は、別表第2に定めるとおりとする。
[別表第2]
4 令達文書(北見市例規類集に登録しない内規を除く。)の番号は、令達文書記号ごとに1月から12月まで一連の番号とする。ただし、庁達及び指令については、4月から翌年3月まで一連の番号とする。
(公告の掲示期間)
第21条 令達番号簿に登録した条例、規則、公表を要する訓令及び告示は、北見市公告式条例(平成18年条例第3号)又はその例により公告しなければならない。この場合において、その掲示期間は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによる。
(1) 条例、規則及び公表を要する訓令 掲示の日から起算して10日目まで
(2) 告示 掲示の日から起算して5日目(予算の要領の告示等重要と認めるものは、7日目)まで。ただし、法令に別段の定めがある場合は、その期間とする。
(例規類集への登録)
第22条 文書主管課は、条例、規則、訓令その他必要があると認めるもの(他の実施機関が制定したものにあっては、当該実施機関の依頼があったもの)を、北見市例規類集に登録するものとする。
第5章 発送
(発信者名)
第23条 発送を要する行政文書(以下「発送文書」という。)の発信者名は、市長名を用いる。ただし、その内容が軽易なものである場合には、所属長名をもって発信することができる。
2 所管を明らかにするため、発送文書中に部課名等必要な事項を記載するものとする。
(発送文書の公印)
第24条 発送文書のうち公印の押印を必要とする文書は、次に掲げるとおりとする。ただし、他の方法により当該文書の真正性が確保される場合は、この限りでない。
(1) 許可、認可等の処分に関する文書
(2) 市が特定の事実を証明するために交付する文書
(3) 市又は相手方の権利義務又は法的地位に影響を及ぼす文書
(4) 法令等の規定により押印が義務付けられている文書
(5) その他公印を押印すべき特別な事情があると認められる文書
2 前項各号に該当しない発送文書は、公印を押印することを要しない。
3 前項の規定により公印を押印しないこととした発送文書については、発信者名の下に括弧書きで公印省略と記載するものとする。
4 発送文書に公印を押印する場合は、その使用の態様について、次の各号に掲げる場合に応じ、当該各号に定めるとおり発送文書に係る起案文書に記載するものとする。
(1) 公印を押印する場合(次号に掲げる場合を除く。) 公印使用
(2) 北見市公印規則(平成18年規則第20号。以下「公印規則」という。)の規定による事務の簡素化による場合
ア 事前押印をする場合 公印使用(事前押印)
イ 印影印刷をする場合 公印使用(印影印刷)
ウ 電子印影を使用する場合 公印使用(電子印影)
5 公印の使用に関する手続については、公印規則の定めるところによる。
(行政文書の登録)
第25条 主務課は、文書管理システム又は文書主管課が定めるところにより、発送する行政文書を登録しなければならない。ただし、軽易なものは号外とし、登録しないことができる。
2 前項本文に規定する行政文書には、主務課において文書記号及び文書番号を付さなければならない。
3 文書記号は、別表第3に定めるとおりとする。ただし、臨時の組織において用いる文書記号は、文書主管課が定めるものとする。
[別表第3]
4 文書番号は、4月から翌年3月まで一連の番号による。ただし、同一事案については、その事案の完結するまで、同一番号を用いなければならない。
(主務課の発送手続)
第26条 主務課において行政文書を発送するときは、収受発送事務主管課等に回付しなければならない。この場合において、書留等特殊な取扱いを要する行政文書には、その封筒又は葉書の表面にその旨を表示しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、電報、電子郵便及び通信回線による行政文書の発送は、主務課が行うものとする。
(収受発送事務主管課等の発送手続)
第27条 収受発送事務主管課等は、発送すべき行政文書を受けたときは、郵便種別ごとに区分し、量目及び料金を検査の上、発送するものとする。
2 料金受取人払の制度を利用して行政文書を取り扱うときは、主務課は、事前に起案を作成し、収受発送事務主管課に合議しなければならない。
第6章 保管、保存及び廃棄
(行政文書の保管)
第28条 主務課は、行政文書の所在を明らかにして保管しなければならない。ただし、文書主管課に引き継いだ行政文書については、この限りでない。
2 事案の処理が完結した行政文書は、完結した年度及び保存年限ごとに、相互に密接な関連を有するものを1又は2以上の簿冊にまとめてつづるものとする。ただし、文書主管課が認める場合は、この限りでない。
3 前項の簿冊には、名称、保存年限、文書分類の番号その他文書主管課が指定する事項を表示するものとする。
(保存年限)
第29条 行政文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4区分とする。ただし、法令等により保存年限が指定されている場合は、この限りでない。
2 行政文書の保存年限の起算日は、次に掲げるとおりとする。
(1) 令達文書(庁達及び指令を除く。) 行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 前号以外の行政文書 行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日。ただし、出納整理期間中に処理が完了した前年度予算に係る行政文書については、同年度の末日を完結した日とする。
3 主務課で行政文書を保管した期間は、保存年限の期間に算入するものとする。
(保存年限の基準)
第30条 保存年限が永年の行政文書は、次のとおりとする。
(1) 条例、規則及び訓令に関するもの
(2) 重要な事業計画及びその実施に関するもの
(3) 市史の資料となるもの
(4) 市議会の会議録、議決書その他これらに類するもの
(5) 所管行政庁の令達及び通知文書のうち重要と認めるもの
(6) 審査請求及び訴訟に関するもの
(7) 重要な契約書
(8) 任免及び賞罰に関するもの
(9) 財産、公の施設及び市債に関するもの
(10) 隣接町村との分合及び境界変更に関するもの
(11) 学校その他重要な機関の設置及び廃止に関するもの
(12) 重要な事務引継ぎに関するもの
(13) 金銭出納に関し、特に後日の証明上重要なもの
(14) 重要な統計文書
(15) その他永年保存の必要があると認めるもの
2 保存年限が10年の行政文書は、次のとおりとする。
(1) 公租公課に関する文書のうち10年保存を要すると認めるもの
(2) 決算の認定を終わった金銭及び物品に関するもの
(3) 令達文書(前項第1号に該当する文書を除く。)
(4) 行政執行上必要な統計資料
(5) その他10年保存の必要があると認めるもの
3 保存年限が5年の行政文書は、次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の施策に関するもの
(2) 公租公課に関する文書(前項第1号に該当するものを除く。)
(3) 金銭の支払に関する証拠書類
(4) 行政執行上参考となる統計資料
(5) その他5年保存の必要があると認めるもの
4 保存年限が1年の行政文書は、前3項に属しないものとする。
(行政文書の引継ぎ)
第31条 保存年限が永年、10年及び5年の行政文書(第29条第1項ただし書に規定する場合にあっては、当該法令等により指定された保存年限が4年以上であるもの)は、主務課で3年間保管した後、5月末日までに保存文書引継目録(別記様式第3号)を添えて、文書主管課に引き継がなければならない。ただし、第17条第1項各号に掲げる行政文書は、決裁後直ちに引き継がなければならない。
2 前項本文の規定にかかわらず、文書主管課が認めるときは、主務課は、当該文書を引き続き保管することができる。
3 文書主管課は、第1項の規定により行政文書の引継ぎを受けるときは、第28条第2項及び第3項の規定による簿冊への編さん、表示の適否等について審査し、不適当なものがあるときは、文書取扱主任に対し、その修正又は補完を命じなければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、文書管理システムで管理されている行政文書のうち電磁的記録(以下「電子文書」という。)については、当該システムに保存されたことにより文書主管課に引き継いだものとみなす。
(保存文書の管理)
第32条 保存文書は、文書主管課が指定する書庫に格納し、管理されなければならない。ただし、電子文書については、この限りでない。
(保存文書の閲覧又は貸出し)
第33条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、閲覧貸出簿(別記様式第4号)に必要事項を記入し、文書主管課に申し出なければならない。ただし、電子文書については、この限りでない。
2 保存文書の貸出期間は、7日以内とする。ただし、電子文書については、この限りでない。
3 文書主管課は、必要があると認めるときは、保存文書の貸出しを拒否し、又は返却を求めることができる。
(保存年限の変更)
第34条 文書主管課は、主務課から申出があったときその他必要があると認めるときは、保存文書の保存の要否を審査し、保存年限を変更することができる。
(行政文書の廃棄)
第35条 保存年限を経過した行政文書の廃棄は、次に掲げるところにより行うものとする。
(1) 電子文書 文書主管課が廃棄する行政文書の目録を作成し、文書管理システムから主務課の許可を経て削除する。
(2) 電子文書以外の行政文書(保存年限が1年のもの(第29条第1項ただし書に規定する場合にあっては、当該法令等により指定された保存年限が3年以下であるもの)を除く。) 文書主管課が廃棄する行政文書の目録を作成し、主務課の許可を経て、当該目録に基づき廃棄する。
(3) 電子文書以外の行政文書(保存年限が1年のもの(第29条第1項ただし書に規定する場合にあっては、当該法令等により指定された保存年限が3年以下であるもの)に限る。) 主務課が廃棄する行政文書の目録を作成し、文書主管課の許可を経て、当該目録に基づき廃棄する。
2 前項第1号及び第2号の場合において、文書主管課は、文書管理システムに登録されている文書については文書管理システムに、それ以外のものについては保存文書引継目録に廃棄する旨を記録しなければならない。
(市史の資料)
第36条 文書主管課又は主務課は、前条第1項の規定により行政文書を廃棄しようとする場合は、市史を所管する課等(以下「市史所管課等」という。)と協議し、市史に関する資料として取り扱う必要があると認めるときは、当該行政文書を廃棄せずに市史所管課等に引き継ぐものとする。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に保存された文書の取り扱いについては、なお従前の例による。
3 第31条第1項本文の規定にかかわらず、当分の間、保存文書引継目録の提出をもって当該保存文書が文書主管課に引き継がれたものとする。
4 第35条第1項第2号の規定にかかわらず、当分の間、保存文書の廃棄は、同項第3号の例により主務課が行うものとする。
附 則(平成27年3月31日訓令第6号)
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この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年8月20日訓令第56号)
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この訓令は、平成27年9月1日から施行する。
附 則(平成28年3月31日訓令第7号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成29年3月31日訓令第12号)
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この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年1月19日訓令第2号)
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この訓令は、平成30年1月19日から施行する。ただし、別記様式第1号の改正規定は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年4月1日訓令第5号)
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この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年4月25日訓令第8号)
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この訓令は、令和元年5月1日から施行する。
附 則(令和2年4月1日訓令第3号)
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この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年9月28日訓令第34号)
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この訓令は、令和2年10月1日から施行する。
附 則(令和3年3月24日訓令第6号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年4月1日訓令第11号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年9月10日訓令第13号)
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この訓令は、令和3年9月10日から施行する。
附 則(令和4年4月1日訓令第9号)
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この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年11月10日訓令第13号)
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この訓令は、令和4年11月10日から施行する。
附 則(令和5年3月27日訓令第2号)
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この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年11月10日訓令第15号)
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この訓令は、令和5年11月12日から施行する。
附 則(令和6年3月29日訓令第5号)
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この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年3月25日訓令第4号)
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この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表第1(第14条関係)
文書分類表
| 大分類 | 中分類 | 小分類 | |||
| 010 | 議会 | 010 | 議会 | 010 | 事務局 |
| 010 | 議会 | 010 | 議会 | 020 | 総務 |
| 010 | 議会 | 010 | 議会 | 030 | 議事 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 010 | 総務 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 020 | 統計 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 030 | 防災 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 040 | 文書 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 050 | 市史 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 060 | 職員 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 070 | 人材育成 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 080 | 管財・契約 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 090 | 工事検査 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 100 | 庶務支援 |
| 020 | 総務 | 010 | 総務 | 110 | 車両 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 010 | 企画 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 020 | 財政 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 030 | 秘書 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 040 | 政策 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 050 | 地域振興 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 060 | DX推進 |
| 020 | 総務 | 020 | 企画財政 | 070 | 情報システム |
| 020 | 総務 | 030 | 会計 | 010 | 会計 |
| 020 | 総務 | 040 | 選挙 | 010 | 選挙 |
| 020 | 総務 | 050 | 監査 | 010 | 庶務 |
| 020 | 総務 | 050 | 監査 | 020 | 監査 |
| 020 | 総務 | 050 | 監査 | 030 | 検査 |
| 020 | 総務 | 050 | 監査 | 040 | 審査 |
| 020 | 総務 | 060 | 公平 | 010 | 公平 |
| 020 | 総務 | 070 | 端野総合支所 | 010 | 総務 |
| 020 | 総務 | 080 | 常呂総合支所 | 010 | 総務 |
| 020 | 総務 | 090 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 総務 |
| 020 | 総務 | 090 | 留辺蘂総合支所 | 020 | 温根湯温泉支所 |
| 030 | 税務 | 010 | 市民税 | 010 | 市民税 |
| 030 | 税務 | 010 | 市民税 | 020 | 諸税 |
| 030 | 税務 | 020 | 資産税 | 010 | 土地 |
| 030 | 税務 | 020 | 資産税 | 020 | 家屋 |
| 030 | 税務 | 020 | 資産税 | 030 | 償却資産 |
| 030 | 税務 | 030 | 納税 | 010 | 納税 |
| 030 | 税務 | 040 | 端野総合支所 | 010 | 総務 |
| 030 | 税務 | 050 | 常呂総合支所 | 010 | 総務 |
| 030 | 税務 | 060 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 総務 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 010 | 広報広聴 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 020 | 人権共生 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 030 | 市民活動 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 040 | 戸籍住民 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 050 | 国民年金 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 060 | 相内支所 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 070 | 上常呂出張所 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 080 | 仁頃出張所 |
| 040 | 民生 | 010 | 市民環境 | 090 | 東相内出張所 |
| 040
| 民生 | 010 | 市民環境 | 100 | 窓口 |
| 040 | 民生 | 020 | 保健福祉 | 010 | 社会福祉 |
| 040 | 民生 | 020 | 保健福祉 | 020 | 介護福祉 |
| 040 | 民生 | 020 | 保健福祉 | 030 | 生活保護 |
| 040 | 民生 | 020 | 保健福祉 | 040 | 国保医療 |
| 040 | 民生 | 020 | 保健福祉 | 050 | 後期高齢 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 010 | 子支援 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 020 | 保育 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 030 | 子総合 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 040 | 青少年 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 050 | 端野青少年 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 060 | 常呂青少年 |
| 040 | 民生 | 030 | 子ども未来 | 070 | 留辺蘂青少年 |
| 040 | 民生 | 040 | 端野総合支所 | 010 | 市民環境 |
| 040 | 民生 | 040 | 端野総合支所 | 020 | 保健福祉 |
| 040 | 民生 | 050 | 常呂総合支所 | 010 | 市民環境 |
| 040 | 民生 | 050 | 常呂総合支所 | 020 | 保健福祉 |
| 040 | 民生 | 060 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 市民環境 |
| 040 | 民生 | 060 | 留辺蘂総合支所 | 020 | 保健福祉 |
| 040 | 民生 | 060 | 留辺蘂総合支所 | 030 | 老人介護 |
| 050 | 衛生 | 010 | 市民環境 | 010 | 環境保全 |
| 050 | 衛生 | 010 | 市民環境 | 020 | 生活環境 |
| 050 | 衛生 | 010 | 市民環境 | 030 | 廃棄物対策 |
| 050 | 衛生 | 010 | 市民環境 | 040 | 廃棄物処理 |
| 050 | 衛生 | 010 | 市民環境 | 050 | ゼロカーボン推進 |
| 050 | 衛生 | 020 | 保健福祉 | 010 | 健康推進 |
| 050 | 衛生 | 020 | 保険福祉 | 020 | 地域医療 |
| 050 | 衛生 | 030 | 端野総合支所 | 010 | 市民環境 |
| 050 | 衛生 | 030 | 端野総合支所 | 020 | 保健福祉 |
| 050 | 衛生 | 040 | 常呂総合支所 | 010 | 市民環境 |
| 050 | 衛生 | 040 | 常呂総合支所 | 020 | 保健福祉 |
| 050 | 衛生 | 050 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 市民環境 |
| 050 | 衛生 | 050 | 留辺蘂総合支所 | 020 | 保健福祉 |
| 060 | 農林水産 | 010 | 農林水産 | 010 | 農政 |
| 060 | 農林水産 | 010 | 農林水産 | 020 | 農林整備 |
| 060 | 農林水産 | 010 | 農林水産 | 030 | 水産 |
| 060 | 農林水産 | 020 | 農業委員会 | 010 | 総務 |
| 060 | 農林水産 | 020 | 農業委員会 | 020 | 農地 |
| 060 | 農林水産 | 030 | 端野総合支所 | 010 | 産業 |
| 060 | 農林水産 | 040 | 常呂総合支所 | 010 | 産業 |
| 060 | 農林水産 | 050 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 産業 |
| 070 | 商工 | 010 | 商工観光 | 010 | 商工業振興 |
| 070 | 商工 | 010 | 商工観光 | 020 | 産業立地労政 |
| 070 | 商工 | 010 | 商工観光 | 030 | 観光物産 |
| 070 | 商工 | 010 | 商工観光 | 040 | ふるさと納税 |
| 070 | 商工 | 020 | 端野総合支所 | 010 | 産業 |
| 070 | 商工 | 030 | 常呂総合支所 | 010 | 産業 |
| 070 | 商工 | 040 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 産業 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 010 | 総務 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 020 | 都市計画 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 030 | 区画整理 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 040 | 用地 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 050 | 土木 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 060 | 道路管理 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 070 | 建築指導 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 080 | 建築 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 090 | 公園緑地 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 100 | 地籍 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 110 | 地図情報 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 120 | 公営住宅 |
| 080 | 土木 | 010 | 都市建設 | 130 | 設備 |
| 080 | 土木 | 020 | 端野総合支所 | 010 | 建設 |
| 080 | 土木 | 030 | 常呂総合支所 | 010 | 建設 |
| 080 | 土木 | 040 | 留辺蘂総合支所 | 010 | 建設 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 010 | 指導 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 020 | 総務 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 030 | 学校教育 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 040 | 学校給食 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 050 | 端野総務 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 060 | 常呂総務 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 070 | 留辺蘂総務 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 080 | 小学校 |
| 090 | 教育 | 010 | 学校教育 | 090 | 中学校 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 010 | 生涯学習 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 020 | スポーツ |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 030 | 文化財 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 040 | 公民館 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 050 | 図書館 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 060 | 端野生涯学習 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 070 | 常呂生涯学習 |
| 090 | 教育 | 020 | 社会教育 | 080 | 留辺蘂生涯学習 |
| 100 | 公営企業 | 010 | 庶務 | 010 | 庶務 |
| 100 | 公営企業 | 020 | 水道 | 010 | 水道 |
| 100 | 公営企業 | 020 | 水道 | 020 | 浄水場 |
| 100 | 公営企業 | 020 | 水道 | 030 | 端野上下水道 |
| 100 | 公営企業 | 020 | 水道 | 040 | 常呂上下水道 |
| 100 | 公営企業 | 020 | 水道 | 050 | 留辺蘂上下水道 |
| 100 | 公営企業 | 030 | 下水道 | 010 | 下水道 |
| 100 | 公営企業 | 030 | 下水道 | 020 | 浄化センター |
| 100 | 公営企業 | 030 | 下水道 | 030 | 端野上下水道 |
| 100 | 公営企業 | 030 | 下水道 | 040 | 常呂上下水道 |
| 100 | 公営企業 | 030 | 下水道 | 050 | 留辺蘂上下水道 |
| 100 | 公営企業 | 040 | 漁業集落排水 | 010 | 漁業集落排水 |
| 100 | 公営企業 | 040 | 漁業集落排水 | 020 | 常呂上下水道 |
別表第2(第20条関係)
令達文書記号
| 種類 | 令達文書記号 |
| 条例 | 条例 |
| 規則 | 規則 |
| 告示 | 告示 |
| 訓令 | 訓令 |
| 内規 | 内規 |
| 庁達 | 庁達 |
| 指令 | (主務課の文書記号)指令 |
別表第3(第25条関係)
文書記号
| 所属課等 | 文書記号 |
| 企画課 | 北企画 |
| 財政課 | 北財政 |
| 秘書課 | 北秘書 |
| 政策課 | 北政策 |
| 地域振興課 | 北地振 |
| DX推進室(DX推進担当) | 北DX |
| DX推進室(情報システム担当) | 北情シ |
| 総務部総務課 | 北総総 |
| 防災危機管理課 | 北防災 |
| 文書課 | 北文書 |
| 市史編さん主幹 | 北市編 |
| 職員課 | 北職員 |
| 庶務支援課 | 北庶務 |
| 契約課 | 北契約 |
| 市民税課 | 北市税 |
| 資産税課 | 北資税 |
| 納税課 | 北納税 |
| 工事検査主幹 | 北工検 |
| 車両課 | 北車両 |
| 市民の声をきく課 | 北市声 |
| 市民活動課 | 北市活 |
| 人権共生課 | 北人権 |
| 戸籍住民課 | 北戸住 |
| 窓口課 | 北窓口 |
| ゼロカーボン推進課 | 北カーボン |
| 環境課 | 北環境 |
| 廃棄物対策課 | 北廃対 |
| クリーンライフセンター | 北クリーン |
| 相内支所 | 北相支 |
| 上常呂出張所 | 北上出 |
| 仁頃出張所 | 北仁出 |
| 東相内出張所 | 北東出 |
| 保健福祉部総務課 | 北保総 |
| 障がい福祉課 | 北障福 |
| 介護福祉課 | 北介福 |
| 保護課 | 北保護 |
| 地域医療課 | 北地医 |
| 国保医療課 | 北保医 |
| 健康推進課 | 北健推 |
| 子ども支援課 | 北子援 |
| こども家庭センター | 北家庭 |
| 保育課 | 北保育 |
| 保育施設課 | 北保施 |
| 子ども総合支援センター | 北子総 |
| 青少年課 | 北青少 |
| 端野青少年課 | 北端青少 |
| 常呂青少年課 | 北常青少 |
| 留辺蘂青少年課 | 北留青少 |
| 農政課 | 北農政 |
| 農林整備課 | 北農林 |
| 水産課 | 北水産 |
| 商工業振興課 | 北商工 |
| 産業立地労政課 | 北産業 |
| 観光振興室(観光振興担当) | 北観振 |
| 観光振興室(ふるさと納税担当) | 北ふ納 |
| 都市建設部総務課 | 北都総 |
| 公営住宅管理課 | 北公住 |
| 都市計画課 | 北都計 |
| 土木課 | 北土木 |
| 道路管理課 | 北道管 |
| 建築指導課 | 北建指 |
| 建築課 | 北建築 |
| 設備課 | 北設備 |
| 公園緑地課 | 北公緑 |
| 端野総合支所総務課 | 北端総 |
| 端野総合支所市民環境課 | 北端市 |
| 端野総合支所保健福祉課 | 北端保 |
| 端野総合支所産業課 | 北端産 |
| 端野総合支所建設課 | 北端建 |
| 常呂総合支所総務課 | 北常総 |
| 常呂総合支所市民環境課 | 北常市 |
| 常呂総合支所保健福祉課 | 北常保 |
| 常呂総合支所産業課 | 北常産 |
| 常呂総合支所建設課 | 北常建 |
| 留辺蘂総合支所総務課 | 北留総 |
| 留辺蘂総合支所市民環境課 | 北留市 |
| 留辺蘂総合支所保健福祉課 | 北留保 |
| 留辺蘂総合支所産業課 | 北留産 |
| 留辺蘂総合支所建設課 | 北留建 |
| 留辺蘂総合支所温根湯温泉支所 | 北留温 |
| 留辺蘂総合支所静楽園 | 北留静 |
| 会計課 | 北会計 |
別記様式第1号(第7条関係)
特殊文書配布簿
別記様式第2号(第20条関係)
令達番号簿
別記様式第3号(第31条関係)
保存文書引継目録
別記様式第4号(第33条関係)
閲覧貸出簿