○北見市雇用事務及び報酬・料金等支払事務における社会保障・税番号制度の適正な運用に係る事務取扱要綱
| (平成28年1月22日内規第9号) |
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(趣旨)
1 社会保障・税番号制度(以下「番号制度」という。)では、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、個人番号を含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)の利用範囲を限定する等厳格な保護措置を定めるとともに、安全管理措置を講ずることとしている。
本要綱は、本市が雇用事務及び報酬・料金等支払事務を行うに当たり、番号制度を適切に運用し、組織として特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、北見市特定個人情報等の保護に関する基本方針(平成30年内規第1号。以下「基本方針」という。)及び北見市特定個人情報等の適正な取扱い等に関する規程(平成30年訓令第1号。以下「規程」という。)に規定するもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
2 この要綱における用語の定義は、基本方針において使用する用語の例による。
(共通事項)
3 規程第5条第1号に規定する統括責任者及び副統括責任者は次のとおりとし、責任者等は次項以下においてそれぞれ定める。
[規程第5条第1号]
(1) 総括責任者 総務部長
(2) 副統括責任者 職員課の事務を所管する総務部次長
4 雇用事務関係
(1) 組織体制
ア 責任部署
職員課を職員等(一般職及び特別職の職員並びに議会の議員をいう。以下同じ。)及びその扶養親族に係る個人番号関係事務を行う責任部署とする。
イ 事務取扱責任者
職員課長及び特定個人情報の収集を行う課等の長を事務取扱責任者とする。
ウ 事務取扱担当者
職員課の担当者及び特定個人情報の収集を行う課等の担当者で事務取扱責任者が指定する者を事務取扱責任者とする。
(2) 個人番号を取り扱う事務の範囲
職員課が取り扱う職員等及びその扶養親族の特定個人情報の範囲は、次のとおりとする。
ア 源泉徴収関連事務
イ 年末調整関連事務
ウ 給与支払報告書関連事務
エ 特別徴収関連事務
オ 退職手当金等受給者別支払調書関連事務
カ 退職所得の受給に関する申告書関連事務
キ 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄関連事務
ク 健康保険・厚生年金関連事務
ケ 国民年金第三号関連事務
コ 雇用保険・労災保険関連事務
サ その他法定調書関連事務
(3) 特定個人情報の範囲
職員課が取り扱う特定個人情報の範囲は、前号に掲げる事務において必要なものに限るものとする。
(4) 個人番号の収集方法
ア 常勤特別職職員及び一般職の職員からの個人番号の収集
職員課は、個人番号関係事務を処理するために必要があるときに、所定の書式にて、本人及び扶養親族の個人番号を収集するものとする。この場合において、個人番号を収集する際には、番号法、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令(平成26年政令第155号。以下「番号法施行令」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則(平成26年内閣府・総務省令第3号。以下「番号法施行規則」という。)、国税庁告示その他個人番号利用事務実施者が認める方法に従い、本人確認として個人番号及び身元の確認を行うものとする。
イ 非常勤特別職職員及び議会の議員の個人番号の収集
報酬を支払う課等は、個人番号関係事務を処理するために必要があるときに、所定の書式にて、本人及び扶養親族の個人番号を収集するものとし、収集した個人番号に安全管理措置を講じた上で遅滞なく職員課へ引き継ぐものとする。この場合において、個人番号を収集する際には、番号法、番号法施行令、番号法施行規則、国税庁告示その他個人番号利用事務実施者が認める方法に従い、本人確認として、個人番号及び身元の確認を行うものとする。
ウ 個人番号の継続的利用が認められる場合
利用目的の範囲内であって継続的に個人番号の利用が認められる場合として、前年において第2号に掲げる事務のために提供を受けた個人番号については、職員等の任用等が継続している場合(任用期間終了又は任期満了後1年以上の期間を空けずに再度任用等をする場合及び会計年度任用職員が常勤職員となる場合等、職員等の区分を異にする異動があった場合を含む。)は、当該年以後の第2号に掲げる事務のために利用できるものとし、再度個人番号の提供を受ける必要はないものとする。
5 報酬及び料金等支払事務関係
(1) 組織体制
ア 責任部署
職員課を報酬・料金等支払事務に係る個人番号関係事務を行う責任部署とする。
イ 事務取扱責任者
職員課長及び特定個人情報の収集を行う各課等の長を事務取扱責任者とする。
ウ 事務取扱担当者
事務取扱担当者は、事務取扱責任者が指定する各課等の所属職員とする。
(2) 個人番号を取り扱う事務の範囲
報酬・料金等支払事務において個人番号を取り扱う事務は、次のとおりとする。
ア 源泉徴収関連事務
イ 支払調書関連事務
ウ 給与支払報告書関連事務
エ その他法定調書関連事務
アからエまでの事務を以下「法定調書作成事務」という。
(3) 特定個人情報の範囲
報酬・料金等支払事務において取り扱う特定個人情報の範囲は、前号に掲げる各事務において必要なものに限るものとする。
(4) 個人番号の収集
ア 個人番号の収集実施者
個人番号の収集は、報酬・料金等の支払を行う担当課等が行う。
イ 個人番号の提供を求める時期
法定調書を作成する必要が発生した時点で個人番号の提供を求めることが原則であるが、法定調書の作成が必要となる可能性がある場合は、契約若しくは依頼の時期又は報酬・料金等の支払時期に、個人番号の提供を受けることができる。ただし、契約内容等から法定調書作成事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない。
ウ 個人番号の提供を受ける際の本人確認方法
個人番号の提供を受ける際は、本人確認として個人番号及び身元の確認を行うものとする。なお、個人番号を収集する際には、番号法、番号法施行令、番号法施行規則、国税庁告示、個人番号利用事務実施者が認める方法等に従い、適切に本人確認を行うものとする。
エ 個人番号の継続的利用が認められる場合
利用目的の範囲内であって継続的に個人番号の利用が認められる場合として、前年の法定調書作成事務のために提供を受けた個人番号については、当該年についても提供を受けたものとみなし、同様の契約等に基づいて発生する当該年の法定調書作成事務のために利用できるものとし、再度個人番号の提供を受ける必要はないものとする。
(5) 職員課への個人番号の提出
法定調書作成事務に用いる個人番号の提供を受けた課等は、所定の書式により、その都度職員課へ提出するものとする。
(6) 不動産関係支払調書について
不動産の使用料等の支払調書、不動産等の譲受けの対価の支払調書等の不動産関係の支払調書については所管する課等で作成し、税務署への提出義務のあるものについては個人番号を記載の上、職員課へ提出するものとする。
附 則
この内規は、平成28年1月22日から施行する。
附 則(令和3年12月27日内規第322号)
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この内規は、令和3年12月27日から施行する。