○北見市庁舎における通話録音装置の運用に関する取扱要領
| (令和3年9月16日内規第233号) |
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(目的)
第1条 この要領は、北見市庁舎(北見市庁舎管理規則(平成23年規則第52号)第2条第1号に掲げる庁舎をいう。)における通話録音装置の運用に関し必要な事項を定めることにより、業務の公正かつ適正な執行を確保し、犯罪を防止し、及び職員への不当な圧力を排除することを目的とする。
(定義)
第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 通話録音装置 電話機での通話中に自動又は手動で通話内容を録音し、又は記録する装置をいう。
(2) 通話録音データ 通話録音装置により録音し、又は記録された音声等をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、総括管理者を置き、総務部長をもって充てる。
2 通話録音装置が設置されている課等に管理責任者を置くものとし、各課等の長をもって充てる。
3 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うに当たり必要があると認めるときは、管理取扱者を置くことができる。
4 前項の管理取扱者は、管理責任者が命じた者をもって充てる。
(設置の公表)
第4条 総括管理者は、市のホームページ等に通話録音装置の設置及びその利用目的について公表するものとする。
(個人情報保護)
第5条 管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び運用に関し適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び管理取扱者は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者及び管理取扱者は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損を認知したときは、直ちに総括管理者に報告しなければならない。
4 管理責任者及び管理取扱者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話録音装置の使用)
第6条 職員は、通話録音装置を使用して録音するときは、通話の相手方に録音することを告知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 脅迫、恐喝等刑事事件に発展するおそれがあるとき。
(2) 北見市不当要求行為対策要綱(平成26年内規第30号)第2条に規定する不当要求行為に該当するおそれがあるとき。
(3) 民事訴訟に発展するおそれがあるとき。
(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があるとき。
(5) 前各号に定めるもののほか、告知しないことがやむを得ないと認められるとき。
(通話録音データの保存及び廃棄)
第7条 通話録音データの保存期間は、録音又は記録がされた日から60日間とする。ただし、法令に定めがある場合その他管理責任者が必要と認める場合は、相当の期間延長することができる。
2 通話録音データは、録音した時の状態で保存するものとし、複製又は改変をしてはならない。ただし、複製については、第1条の目的を達成するため特に必要があると総括管理者が認める場合は、この限りでない。
[第1条]
3 第1項に規定する保存期間を経過した通話録音データは、上書き等の操作により消去を行う。
4 管理責任者は、通話録音データを保存した電磁的記録媒体(以下「電磁的記録媒体」という。)を破棄する場合には、破砕を行うなど通話内容が再現不可能となる方法で破棄するものとする。
(目的外利用及び第三者への提供の禁止)
第8条 通話録音データ及び電磁的記録媒体は、第1条に規定する目的以外の目的のために利用し、又は第三者へ提供してはならない。ただし、法第69条第2項の規定により行う場合は、この限りでない。
[第1条]
2 管理責任者は、前項ただし書の規定により通話録音データ及び電磁的記録媒体を利用し、又は第三者に提供しようとするときは、法及び北見市保有個人情報の利用及び提供に関する事務取扱要領(平成26年内規第78号)の規定に基づく所定の手続を行わなければならない。
(開示請求等)
第9条 管理責任者は、自己を本人(法第2条第4項に規定する本人をいう。)とする通話録音データの開示請求、訂正請求又は利用停止請求があったときは、法及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)並びに北見市個人情報の保護に関する法律施行条例(平成18年条例第17号)及び北見市個人情報の保護に関する法律施行細則(平成18年規則第24号)の規定に基づく所定の手続を行わなければならない。
(苦情の処理)
第10条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第11条 この要領に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この内規は、令和3年9月16日から施行する。
附 則(令和4年11月8日内規第191号)
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この内規は、令和4年11月8日から施行する。
附 則(令和5年3月31日内規第129号)
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この内規は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年4月26日内規第150号)
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この内規は、令和6年4月26日から施行する。