○国立大学法人山口大学における保有個人情報の開示等の取扱いに関する規則
| (平成17年3月22日規則第39号) |
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(趣旨)
第1条 この規則は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)，個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)，個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)，個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(行政機関等編)(令和4年個人情報保護委員会告示第1号)，個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド(行政機関等向け)(令和4年個人情報保護委員会)及び国立大学法人山口大学における個人情報の管理に関する規則(令和4年規則第40号。以下「管理規則」という。)その他法令等に定めるもののほか，国立大学法人山口大学(以下「本法人」という。)における自己を本人とする保有個人情報の開示，訂正及び利用停止の取扱いに関し必要な事項を定める。
(開示請求の受付)
第2条 自己を本人とする保有個人情報に係る開示請求の受付窓口は，次のとおりとする。
| 総括窓口 | 総務企画部総務課 |
| 部局窓口 | 学生支援部教育支援課，医学部，工学部，教育学部光附属学校係(以下「受付担当部局」という。) |
2 保有個人情報について開示請求があった場合には，次の各号に定めるところにより，前項の受付窓口において受け付けるものとする。この場合において，受付窓口では，自己を本人とする保有個人情報の開示請求をしようとする者に対して，個人情報ファイル簿その他関連資料等を用いて，保有個人情報の特定等に努めなければならない。
(1) 開示請求をしようとする者に，所定の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに，開示請求に係る保有個人情報の本人又は法定代理人若しくは本人の委任による代理人(以下「代理人」という。)であることを示す書類を提示又は提出させ，開示請求手数料として1件につき300円を徴収するものとする。この場合において，開示請求書に形式上の不備があるときは，開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に参考となる情報を提供し，その補正を求めることができる。
(2) 開示請求手数料は，現金又は本法人の指定する口座への振込により納付するものとする。
(3) 開示請求書を受理したときには，開示請求者に開示請求書の副本1部及び手数料受領書を交付するものとする。この場合において，受付担当部局にあっては，開示請求書の正本を総務企画部総務課に送付するものとする。
(4) 総務企画部総務課は，前号後段により送付された開示請求書の写しを，開示請求のあった個人情報ファイルを保有する部局等(当該開示請求書を受理した受付担当部局を除く。)に送付するものとする。
(開示の検討)
第3条 総括保護管理者は，開示請求に係る保有個人情報の開示又は不開示を検討するに当たって，当該保有個人情報を保有する部局等の保護管理者の意見を求めるとともに，必要に応じて管理規則第7条に規定する専門部会(以下「専門部会」という。)に意見を求めることができる。
[管理規則第7条]
(事案の移送)
第4条 本法人は，開示請求に係る保有個人情報が本法人以外の行政機関等から提供されたものであるとき，その他他の行政機関の長等において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは，当該他の行政機関の長等と協議の上，当該他の行政機関の長等に対し，事案を移送することができる。この場合においては，本法人は，開示請求者に対し，事案を移送した旨を書面により通知するものとする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第5条 開示請求に係る保有個人情報に国，他の独立行政法人等，地方公共団体及び開示請求者以外の者(以下この条において「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは，本法人は，開示決定等をするに当たって，当該情報に係る第三者に対し，政令で定めるところにより，当該第三者に関する情報の内容その他政令で定める事項を通知して，意見書を提出する機会を与えることができる。
2 本法人は，次の各号のいずれかに該当するときは，開示決定に先立ち，当該第三者に対し，政令で定めるところにより，開示請求に係る当該第三者に関する情報の内容その他政令で定める事項を書面により通知して，意見書を提出する機会を与えるものとする。ただし，当該第三者の所在が判明しない場合は，この限りでない。
(1) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって，当該第三者に関する情報が法第78条第2号ロ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。
(2) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするとき。
3 本法人は，前2項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において，開示決定をするときは，開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において，本法人は，開示決定後直ちに，当該意見書を提出した第三者に対し，開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知するものとする。
(開示の決定)
第6条 本法人は，第2条第2項第1号後段の補正に要した日数を除き，開示請求があった日から30日以内に開示又は不開示の決定(以下「開示決定等」という。)をしなければならない。
2 本法人は，法第83条第2項の規定により前項の決定を更に30日以内の期間で延長するとき及び法第84条の規定により，開示請求に係る保有個人情報のうちの相当部分を除く残りの部分について60日を超えて開示決定等しようとするときには，所定の様式により当該開示請求者に通知しなければならない。
3 本法人は，開示決定等をしたときには，所定の様式により当該開示請求者に通知しなければならない。
4 本法人は，法第86条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときには，開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において，本法人は，開示決定後直ちに開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を所定の様式により当該第三者に通知しなければならない。
(開示の実施)
第7条 本法人は，保有個人情報の開示に当たり，当該保有個人情報が文書又は図画に記録されているときは閲覧又は写しの交付により，電磁的方式で記録されているときは用紙に出力したもの又はCD－R若しくはDVD－Rに複写したものの交付によるものとする。ただし，閲覧による開示の場合において，当該保有個人情報が記録されている文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときは，その写しの交付によることができるものとする。
2 開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は，開示の実施の方法について，所定の様式により第6条第3項に規定する開示決定の通知があった日から30日以内に申し出なければならない。ただし，当該期間内に申出をすることができない正当な理由があるときは，この限りでない。
[第6条第3項]
3 保有個人情報の開示は，原則として総務企画部総務課において実施するものとする。ただし，当該保有個人情報を移送すると汚損の危険性がある場合又は利用者の居所の都合により総務企画部総務課まで出向くことができない場合には，当該保有個人情報を保有する部局において開示することができるものとする。
4 開示を実施するときは，政令第27条第2項の規定に基づき，送付に要する費用を，開示を実施する部局において徴収するものとする。
5 開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において，不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは，開示請求者に対し，当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
6 開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても，個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは，開示請求者に対し，当該保有個人情報を開示することができる。
7 開示請求に対し，当該開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで，不開示情報を開示することとなるときは，当該保有個人情報の存否を明らかにしないで，当該開示請求を拒否することができる。
(移送された事案に係る開示)
第8条 第5条から前条の規定は，他の行政機関等から移送された事案に係る開示の検討及び決定並びに開示の実施に準用する。
[第5条]
(訂正請求の受付)
第9条 開示決定に基づき開示を受けた者から，当該保有個人情報の内容に関し，訂正(追加又は削除を含む。)の請求があった場合には，総務企画部総務課において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1) 訂正を請求する者(以下「訂正請求者」という。)に所定の保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において，訂正請求者に訂正請求に係る保有個人情報の本人であることを確認できる書類(訂正請求者が代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示又は提出を求めるものとする。
(2) 訂正請求書に形式上の不備があるときは，訂正請求者に対して参考となる情報を提供し，その補正を求めるものとする。
(訂正の検討)
第10条 総括保護管理者は，訂正請求に係る保有個人情報を訂正するかしないかの検討に当たって，当該保有個人情報を保有する部局等の保護管理者の意見を求めるとともに，必要に応じて専門部会に意見を求めることができる。
(訂正の決定)
第11条 本法人は，第9条第2号に規定する補正に要した日数を除き，訂正請求のあった日から30日以内に訂正するかしないかを決定しなければならない。
[第9条第2号]
2 本法人は，前項の決定をしたときには，所定の様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
3 本法人は，法第94条第2項の規定により第1項の決定を更に30日以内の期間で延長するときには，所定の様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
4 本法人は，法第95条の規定により第1項の期間を延長するときには，所定の様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。
(訂正請求事案の移送)
第12条 本法人は，法第96条第1項の規定により訂正請求に係る事案を他の行政機関の長等に移送するときには，所定の様式により当該訂正請求者に対し，事案を移送した旨を通知するものとする。
(移送された事案に係る訂正)
第13条 第9条から前条までの規定は，他の行政機関等から移送された事案に係る訂正の検討及び決定に準用する。
[第9条]
(保有個人情報の提供先への通知)
第14条 本法人は，第11条の訂正の決定に基づく保有個人情報の訂正を実施した場合において，必要があると認めるときは，当該保有個人情報の提供先に対し，所定の様式により遅滞なく通知するものとする。
[第11条]
(利用停止請求の受付)
第15条 開示決定に基づき開示を受けた者から，当該保有個人情報の内容に関し，利用の停止，消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)の請求があった場合には，総務企画部総務課において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1) 利用停止を請求する者(以下「利用停止請求者」という。)に所定の保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において，利用停止請求者に利用停止請求に係る保有個人情報の本人であることが確認できる書類(利用停止請求者が代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示又は提出を求めるものとする。
(2) 利用停止請求書に形式上の不備があるときは，利用停止請求者に対して参考となる情報を提供し，その補正を求めるものとする。
(利用停止の検討)
第16条 総括保護管理者は，利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止するかしないかの検討に当たって，当該保有個人情報を保有する部局等の保護管理者の意見を求めるとともに，必要に応じて専門部会に意見を求めることができる。
(利用停止の決定)
第17条 本法人は，第15条第2号の補正に要した日数を除き，利用停止請求のあった日から30日以内に利用停止するかしないかを決定しなければならない。
[第15条第2号]
2 本法人は，前項の決定をしたときは，所定の様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
3 本法人は，法第102条第2項の規定により第1項の決定を更に30日以内の期間で延長するときには，所定の様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
4 本法人は，法第103条の規定により第1項の期間を延長するときには，所定の様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
(情報公開・個人情報保護審査会への諮問)
第18条 本法人は，開示決定等，訂正決定，利用停止決定等又は開示請求，訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について審査請求があったときは，法第105条第1項各号のいずれかに該当する場合を除き，情報公開・個人情報保護審査会に諮問しなければならない。
2 前項の規定により諮問したときには，法第105条第2項各号に掲げる者に対し，諮問した旨を通知しなければならない。
(入試情報，診療情報，学生個人情報及び職業紹介業務に係る保有個人情報の開示)
第19条 この規則の規定にかかわらず，山口大学の学部及び学環における入学者選抜個人情報の開示については，山口大学における入学者選抜個人情報開示取扱要項(平成12年11月30日制定)，教育学部附属学校における入学選考個人情報の開示については，山口大学教育学部附属学校における入学選考個人情報開示取扱要項(令和7年1月24日制定)，医学部附属病院における診療情報の開示については，山口大学医学部附属病院診療情報開示規則(平成12年3月1日制定)，共同獣医学部附属動物医療センターにおける診療情報の開示については，山口大学共同獣医学部附属動物医療センター診療情報開示規則(平成24年2月15日制定)，学生等の個人情報の教育上の見地からの本人等への開示については，国立大学法人山口大学が保有する学生個人情報の本人開示に関する暫定申合せ(平成13年申合せ)，職業紹介業務に係る個人情報の開示については，国立大学法人山口大学における職業紹介業務に係る個人情報適正管理規程(平成16年規則第116号)の定めるところによるものとする。
(雑則)
第20条 この規則に定めるもののほか，保有個人情報の開示等に関し必要な事項は，別に定める。
附 則
この規則は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年3月28日規則第47号)
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この規則は，平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成20年3月18日規則第53号)
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この規則は，平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年6月18日規則第66号)
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この規則は，平成21年6月18日から施行する。
附 則(平成24年3月30日規則第57号)
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この規則は，平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月8日規則第38号)
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この規則は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成29年12月20日規則第97号)
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この規則は，平成30年1月1日から施行する。
附 則(平成30年3月30日規則第42号)
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この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月31日規則第42号)
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この規則は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和7年2月6日規則第2号)
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この規則は，令和7年2月6日から施行する。
附 則(令和7年3月31日規則第41号)
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この規則は，令和7年4月1日から施行する。