○国立大学法人山口大学文書処理規則
| (平成16年4月1日規則第24号) |
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第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は，国立大学法人山口大学(以下「本法人」という。)における文書の処理等について必要な事項を定め，もって事務の円滑かつ確実な処理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において，次の用語の意義は，それぞれ当該各号の定めるところによる。
(1) 「文書」とは，国立大学法人山口大学法人文書管理規則(平成23年規則第48号。以下「法人文書管理規則」という。)第2条第1号に規定する法人文書のうち，その内容が本法人の所掌事務に係るもので，次のものをいう。
イ 起案文書
ロ 職名，組織名又は会計組織名をあて名とする収受文書
ハ 職名，組織名又は会計組織名をもって発送する文書
(2) 「部局等」とは，内部監査室，事務局，総合技術部，各学部，学環，各研究科，研究所(国立大学法人山口大学学則(平成16年規則第1号)第9条に定めるものをいう。)，図書館，機構，学内共同利用施設及び医学部附属病院をいう。
(3) 「決裁」とは，この規則の定めるところにより，それぞれの文書について最終責任者の承認を得ることをいう。
(文書担当係等)
第3条 文書の収受及び発送等，文書処理上の事務は，別表の文書担当係等が行う。ただし，内部監査室，事務局及び医学部にあっては，文書担当係は，同表に掲げる課等文書担当係等に事務の一部又は全部を行わせることができるものとする。
[別表]
(文書の記号及び番号)
第4条 文書には，別表により記号及び番号を付さなければならない。ただし，軽易な文書及び学内相互間の文書については，これを省略することができる。
[別表]
2 文書番号は，毎年4月1日に始まり，翌年3月31日に終わる。ただし，同一案件の文書については，完結に至るまで同一番号を付さなければならない。
3 前項により難いものについては，暦年によることができる。
第2章 文書の収受，配付及び処理
(普通文書の収受及び配付)
第5条 普通文書は，文書担当係等が開封し，受付印を押した上，文書処理システム(以下「システム」という。)に所要事項を登録し，主管の課等，係等に配付する。ただし，軽易な内容の文書については，システムへの所要事項の登録を省略することができる。
(特殊文書の収受及び配付)
第6条 親展文書及び書留郵便物は，別に定める場合を除き，封のまま特殊文書収受簿(様式第1号)に所要事項を記入し，受領印を徴して各名あて人又は主管の課等，係等に配付する。
(2以上の課等(係等)に関係ある文書の配付)
第7条 2以上の課等(係等)に関係ある文書は，もっとも関係の深い課等(係等)に配付する。
(収受手続未了文書の処理)
第8条 文書担当係等を経ずに直接収受した文書は，直ちに文書担当係等に回付して所定の手続をとらなければならない。
(直接収受できる文書)
第9条 次の文書は，直接主管係等が収受することができる。
(1) 職員から提出される諸願い及び届書の類
(2) 学務に関し大学教育職員及び学生から提出される諸願い，届書及び報告書の類
(3) 入学志願者から提出される手続書の類
(4) 見積書，請求書及び領収書等の類
(5) 各係等又は係長等あての文書
(文書の処理)
第10条 文書の配付を受けたときは，起案又は供閲等の方法により，速やかに処理しなければならない。
2 職員が，出張等で不在となる場合には，あらかじめ文書の処理状況を上司に申し出て，事務に支障を来さないようにしなければならない。
(電話又は口頭による処理)
第11条 電話又は口答により処理した重要な事項は，聴取書を作成し，直ちに上司に報告しなければならない。
第3章 文書の起案
(起案の方法)
第12条 文書の起案は，原則として原議書(様式第2号)を使用しなければならない。ただし，軽易又は定例的な事案を起案するときは，適宜な方法により処理することができる。
第13条 起案は，原則として一案件ごとに行い，関係書類，資料等を添えて，その経過を明らかにしなければならない。ただし，定例又は軽易なものについては，関係書類，資料等を省略することができる。
2 文体は，簡明な口語体とし，常用漢字及び現代かなづかいを使用する。
3 書式は，原則として左横書とする。
4 起案文書を訂正したときは，その訂正箇所に押印しなければならない。
(起案文書の区分)
第14条 起案文書には，その内容を区分するため，件名の後に次の語句を明示しなければならない。
| 通知 | 一定の事項等を伝達する文書 |
| 依頼 | 依頼に関する文書 |
| 照会 | 回答を要求する文書 |
| 協議 | 他の組織に対する協議に関する文書 |
| 回答 | 依頼，照会等に対し回答する文書 |
| 報告 | 法令等に基づいて，官庁，上司その他に報告する文書 |
| 届出 | 法令等に基づいて，事前又は事後に一定の事項を届け出る文書 |
| 申請 | 許可，認可，承認等を求める文書 |
| 進達 | 申請等に基づいて，部局等が経由機関として総括機関ヘ一定の事項等を通知し，又は一定の書類を送り届ける文書 |
| 付議 | 各種会議，委員会等に対し，審議を求める文書 |
| 諮問 | 各種委員会等に対し，意見を求める文書 |
| 答申 | 諮問を受けた各種委員会等が，その諮問事項について意見を述べる文書 |
| 建議 | 各種委員会等が調査，審議した事項について，自発的に意見を申し出る文書 |
| 証明 | 学長名又は大学名等による事実の証明に関する文書 |
| 事務連絡 | 単なる事務的な連絡文書 |
| 送付 | 書類，資料，品物等を送付する文書 |
| 伺い定め | 学長又は学部長等の決裁を得て，規則，細則，内規等を定める文書 |
| 伺い | 伺いに関する文書 |
第4章 文書の決裁及び合議
(文書決裁の原則)
第15条 起案文書は，特に定めるもののほか，名義者の決裁を得なければならない。
2 収受文書を供閲文書として起案するときは，特に定めるもののほか，受信者の決裁を得なければならない。
(決裁文書の訂正)
第16条 決裁文書を訂正するときは，訂正者はその箇所に押印するか，又は決裁文書の空欄等にその旨を朱記しなければならない。
(代理決裁)
第17条 決裁者が出張等で不在のときは，特に重要なものを除き，決裁者の直近下位の者が代理決裁をすることができる。
2 前項の規定により代理決裁をした文書は，事後速やかに決裁者の承認を得なければならない。
(専決)
第18条 文書の速やかな処理を図るため必要があるときは，部局等において専決者を定めて専決させることができる。
(合議)
第19条 起案文書の内容が，他の部，課等又は係等に関係がある場合は，その部，課等又は係等に合議しなければならない。ただし，決裁後，起案文書の内容を連絡することによって足りる場合は，この限りでない。
(合議文書の訂正)
第20条 合議を受けた部，課等又は係等において文書の訂正を要すると認めるときは，起案の部，課等又は係等に協議しなければならない。
2 合議文書を訂正するときは，訂正者は第16条に基づき訂正しなければならない。
[第16条]
(至急文書の取扱い)
第21条 至急文書は，「至急」と赤で表示し，他の文書に優先して決裁又は合議しなければならない。
第5章 文書の浄書，公印の使用及び発送
(文書の施行月日)
第22条 起案文書の施行月日は，決裁月日とする。ただし，特別の理由がある場合は，この限りでない。
(浄書及び照合)
第23条 発送文書の浄書及び照合は，起案係等において行う。
(公印の使用等)
第24条 公印は，国立大学法人山口大学公印規則(平成16年規則第19号)の定めるところにより使用しなければならない。
2 本法人内の文書は，証明書の公印の押印をもってその効力を発するものを除き，公印の押印を省略する。この場合において，当該文書の右下隅の箇所に担当係等名及び氏名等を記載する。
3 本法人外への発送文書のうち，決裁者が特に認めたものについては，公印の押印を省略することができる。この場合において，当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と記載する。
4 本法人外への発送文書で簡易なものについては，契印の押印を省略することができる。
(発送の要領)
第25条 発送文書は，文書担当係等が原議書により確認し，必要に応じてシステムに所要事項を登録の上，発送する。
(発送後の処理)
第26条 発送済の原議書には，文書担当係等が発送月日を記入し，押印の上，起案係等に返付する。
第6章 秘密文書の取扱
(秘密文書)
第27条 「秘密文書」とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。
2 秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めるものとする。
(秘密文書の取扱)
第28条 秘密文書の処理に当たっては，その秘密が漏れないよう，細心の注意を払わなければならない。
2 秘密文書は，「秘」と赤で表示し，当該文書の起案者又はその上司が持ち回りで決裁又は合議しなければならない。
3 秘密文書の発送方法は，主管課長等がその都度定めるものとする。
第7章 文書の整理及び保存
(文書の整理，保存及び廃棄)
第29条 文書の整理，保存及び廃棄に関しては，法人文書管理規則の定めるところによる。
第8章 電子的方法による文書処理
(電子的方法による文書処理)
第29条の2 この規則に定める文書処理について，電子的方法による処理が可能である場合には，これに代えることができる。
第9章 雑則
(雑則)
第30条 この規則に定めるもののほか，文書の処理その他について必要な事項は，学長の承認を得て部局等において別に定めることができる。
附 則
この規則は，平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月31日規則第78号)
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この規則は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年6月7日規則第119号)
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この規則は，平成18年6月7日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則の規定は，平成18年4月1日から適用する。
附 則(平成19年3月29日規則第81号)
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この規則は，平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成20年4月15日規則第94号)
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この規則は，平成20年4月15日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則の規定は，平成20年4月1日から適用する。
附 則(平成21年4月20日規則第50号)
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この規則は，平成21年4月20日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則の規定は，平成21年4月1日から適用する。
附 則(平成22年5月26日規則第70号)
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この規則は，平成22年5月26日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則の規定は，平成22年4月1日から適用する。
附 則(平成22年6月9日規則第88号)
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この規則は，平成22年6月9日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則の規定は，平成22年5月1日から適用する。
附 則(平成23年3月31日規則第49号)
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この規則は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成23年7月26日規則第68号)
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この規則は，平成23年8月1日から施行する。
附 則(平成24年3月30日規則第90号)
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この規則は，平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月29日規則第46号)
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この規則は，平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年3月28日規則第90号)
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この規則は，平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月24日規則第99号)
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この規則は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年12月9日規則第278号)
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この規則は，平成27年12月9日から施行する。
附 則(平成28年3月31日規則第144号)
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この規則は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月28日規則第193号)
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この規則は，平成28年10月1日から施行する。
附 則(平成29年3月24日規則第24号)
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この規則は，平成29年3月31日から施行する。ただし，第2条第2号及び別表の改正規定は，平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年3月30日規則第42号)
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この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年6月28日規則第76号)
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この規則は，平成30年7月1日から施行する。
附 則(平成31年3月22日規則第62号)
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1 この規則は，平成31年4月1日から施行する。
2 山口大学大学院学則の一部を改正する学則(平成31年規則第13号)附則第4項の規定により連合獣医学研究科が存続する間の当該研究科の文書記号は，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則別表(第3条，第4条関係)の規定にかかわらず，なお従前の例による。
附 則(平成31年4月25日規則第94号)
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この規則は，令和元年5月1日から施行する。
附 則(令和元年6月25日規則第105号)
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この規則は，令和元年7月1日から施行する。
附 則(令和元年12月6日規則第128号)
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この規則は，令和2年1月1日から施行する。
附 則(令和2年3月27日規則第84号)
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この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年6月26日規則第123号)
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この規則は，令和2年7月1日から施行する。
附 則(令和2年12月24日規則第150号)
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この規則は，令和3年1月1日から施行する。
附 則(令和3年3月30日規則第52号)
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この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年7月1日規則第83号)
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この規則は，令和4年7月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日規則第45号)
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この規則は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月28日規則第27号)
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この規則は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年4月1日規則第101号)
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この規則は，令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和7年7月16日規則第125号)
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この規則は，令和7年7月16日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理規則の規定は，令和7年7月1日から適用する。
別表(第3条，第4条関係)
| 主管課等名 | 文書記号 | 文書担当係 | |||
| 文書担当係 | 課等文書担当係等 | ||||
| 内部監査室 | 口大内監第 号 | 総務企画部総務課総務係 | 内部監査室業務監査係 | ||
| 事務局 | 学生支援部 | 教育支援課 | 口大教支第 号 | 教育支援課総務係 | |
| 学生支援課 | 口大学生第 号 | 学生支援課学生支援係 | |||
| キャリア支援課 | 口大キ支第 号 | キャリア支援課キャリア企画係 | |||
| 国際交流課 | 口大国第 号 | 国際交流課国際企画係 | |||
| 入試課 | 口大入第 号 | 入試課入試第一係 | |||
| 学術研究部 | 研究推進課 | 口大研第 号 | 研究推進課総括係 | ||
| ライフサイエンス支援課 | 口大ラ支第 号 | ライフサイエンス支援課研究企画係 | |||
| 産学連携課 | 口大産第 号 | 産学連携課産学連携係 | |||
| 学術基盤部 | 学術基盤推進課 | 口大学基第 号 | 学術基盤推進課総務係 | ||
| 総務企画部 | 総務課 | 口大総第 号 | 総務課総務係 | ||
| 人事課 | 口大人第 号 | 人事課人事総務係 | |||
| 企画・評価課 | 口大企第 号 | 企画・評価課企画係 | |||
| 地域連携課 | 口大地第 号 | 地域連携課地域連携係 | |||
| ICT企画課 | 口大I企第 号 | ICT企画課総務係 | |||
| 財務部 | 財務課 | 口大財第 号 | 財務課財務企画係 | ||
| 契約課 | 口大契第 号 | 契約課調達第一係 | |||
| 施設環境部 | 施設企画課 | 口大施第 号 | 施設企画課総務係 | ||
| 施設整備課 | |||||
| 人文学部 | 口大文第 号 | 人文学部総務企画係 | |||
| 大学院人間社会科学研究科 | 口大人社第 号 | 人文学部総務企画係，教育学部総務企画係，経済学部総務企画係，国際総合科学部総務企画係 | |||
| 教育学部 | 口大教第 号 | 教育学部総務企画係 | |||
| 附属山口小学校 | 口大教山小第 号 | 教育学部山口附属学校係 | |||
| 附属山口中学校 | 口大教山中第 号 | 教育学部山口附属学校係 | |||
| 附属光義務教育学校 | 口大教光第 号 | 教育学部光附属学校係 | |||
| 附属特別支援学校 | 口大教特第 号 | 教育学部特別支援学校係 | |||
| 附属幼稚園 | 口大教幼第 号 | 教育学部山口附属学校係 | |||
| 経済学部 | 口大経第 号 | 経済学部総務企画係 | |||
| 大学院東アジア研究科 | 口大東ア第 号 | ||||
| 理学部 | 口大理第 号 | 理学部総務企画係 | |||
| 医学部(医学部附属病院を含む。) | 総務課 | 口大医総第 号 | 医学部総務課総務係 | 医学部総務課総務係 | |
| 経営企画課 | 口大医管第 号 | 医学部経営企画課予算管理係 | |||
| 管理運営課 | |||||
| 学務課 | 口大医学第 号 | 医学部学務課教育・学生支援係 | |||
| 医事課 | 口大医医第 号 | 医学部医事課医事係 | |||
| 医療支援課 | 口大医支第 号 | 医学部医療支援課医療支援係 | |||
| 大学院医学系研究科 | 口大医系第 号 | 医学部総務課総務係 | 医学部学務課教育・学生支援係 | ||
| 工学部 | 口大工第 号 | 工学部総務企画課総務企画係 | |||
| 大学院技術経営研究科 | 口大技経第 号 | ||||
| 大学院創成科学研究科 | 口大創第 号 | 工学部総務企画課総務企画係，理学部総務企画係，農学部総務企画係 | |||
| 農学部 | 口大農第 号 | 農学部総務企画係 | |||
| 共同獣医学部 | 口大獣第 号 | 共同獣医学部総務企画係 | |||
| 国際総合科学部 | 口大国科第 号 | 国際総合科学部総務企画係 | |||
| ひと・まち未来共創学環 | 口大ひと第 号 | ひと・まち未来共創学環学環係 | |||
| リサーチファシリティマネジメントセンター | 口大ファシ第 号 | リサーチファシリティマネジメントセンター事務室 | |||
| 総合技術部 | 口大総技第 号 | 総合技術部事務室 | |||
様式第1号(第6条関係)
特殊文書収受簿
様式第2号(第12条関係)
原議書