○国立大学法人山口大学文書処理細則
(平成16年4月1日細則第1号)
改正
平成17年4月19日細則第7号
平成18年6月7日細則第6号
平成19年3月29日細則第5号
平成20年4月17日細則第6号
平成21年4月23日細則第2号
平成22年5月26日細則第2号
平成22年6月9日細則第4号
平成23年3月31日細則第4号
平成25年3月29日細則第1号
平成25年12月20日細則第12号
平成26年3月28日細則第3号
平成27年3月24日細則第2号
平成27年6月30日細則第5号
平成28年3月31日細則第4号
平成28年7月1日細則第6号
平成28年9月29日細則第7号
平成28年12月26日細則第9号
平成29年3月28日細則第3号
平成30年3月29日細則第3号
平成30年6月28日細則第6号
平成30年9月27日細則第8号
平成31年3月22日細則第2号
令和2年3月27日細則第4号
令和2年6月26日細則第7号
令和2年12月24日細則第8号
令和3年3月30日細則第4号
令和6年3月28日細則第1号
令和6年8月30日細則第5号
令和7年4月1日細則第2号
(趣旨)
第1条　この細則は，国立大学法人山口大学文書処理規則(平成16年規則第24号。以下「規則」という。)第18条及び第30条の規定に基づき，国立大学法人山口大学における文書の処理，決裁その他必要な事項について定める。
[国立大学法人山口大学文書処理規則(平成16年規則第24号。以下「規則」という。)第18条] [第30条]
(定義)
第2条　この規則において，次の用語の意義は，それぞれ当該各号の定めるところによる。
(1)　「部局等」とは，学部，学環，大学院研究科，研究所(国立大学法人山口大学学則(平成16年規則第1号)第9条に定めるものをいう。)，図書館，機構，学内共同利用施設及び医学部附属病院をいう。
[国立大学法人山口大学学則(平成16年規則第1号)第9条]
(2)　「職員」とは，本法人に勤務するすべての職員をいう。
(3)　「非常勤職員」とは，国立大学法人山口大学非常勤職員就業規則(平成16年規則第72号)第2条に規定する職員をいう。
[国立大学法人山口大学非常勤職員就業規則(平成16年規則第72号)第2条]
(4)　「大学教育職員等」とは，教授，准教授，講師，助教及び助手並びに教授(テニュアトラック)，准教授(テニュアトラック)，講師(テニュアトラック)及び助教(テニュアトラック)並びに教授(連携講座)，准教授(連携講座)，講師(連携講座)，助教(連携講座)及び助手(連携講座)並びに教授(支援系)，准教授(支援系)，講師(支援系)，助教(支援系)及び助手(支援系)をいう。
(5)　「附属学校教育職員」とは，校長，副園長，教頭，主幹教諭，教諭，養護教諭及び栄養教諭をいう。
(6)　「非常勤講師等」とは，非常勤講師及び医師をいう。
(文書の名義者)
第3条　文書の名義者は，別に定める場合を除き，別表第1に掲げるとおりとする。
[別表第1]
(決裁)
第4条　文書は，原則として名義者の決裁を得なければならない。
(合議)
第5条　文書を他の部，課等又は係等に合議する場合は，文書を合議課等の課等文書担当係等に回付するものとする。
2　回付を受けた課等文書担当係等は，速やかに部課等内の合議を終え，起案係等に返付しなければならない。
(専決)
第6条　別表第2及び別表第3に掲げる事項の決裁については，同表の専決者欄に掲げる者が専決する。ただし，特別の事情がある場合は，この限りでない。
[別表第2] [別表第3]
(調整)
第7条　前条に定める専決，その他この細則の運用に関し疑義が生じたときは，総務企画部長が決定する。
附　則
この細則は，平成16年4月1日から施行する。
附　則(平成17年4月19日細則第7号)
この細則は，平成17年4月19日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学事務局文書処理細則の規定は，平成17年4月1日から適用する。
附　則(平成18年6月7日細則第6号)
この細則は，平成18年6月7日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学事務局文書処理細則の規定は，平成18年4月1日から適用する。
附　則(平成19年3月29日細則第5号)
この細則は，平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成20年4月17日細則第6号)
この細則は，平成20年4月17日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学事務局文書処理細則の規定は，平成20年4月1日から適用する。
附　則(平成21年4月23日細則第2号)
この細則は，平成21年4月23日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学事務局文書処理細則の規定は，平成21年4月1日から適用する。
附　則(平成22年5月26日細則第2号)
この細則は，平成22年5月26日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学事務局文書処理細則の規定は，平成22年4月1日から適用する。
附　則(平成22年6月9日細則第4号)
この細則は，平成22年6月9日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学事務局文書処理細則の規定は，平成22年5月1日から適用する。
附　則(平成23年3月31日細則第4号)
この細則は，平成23年4月1日から施行する。
附　則(平成25年3月29日細則第1号)
この細則は，平成25年4月1日から施行する。
附　則(平成25年12月20日細則第12号)
この細則は，平成25年12月20日から施行する。
附　則(平成26年3月28日細則第3号)
この細則は，平成26年4月1日から施行する。
附　則(平成27年3月24日細則第2号)
この細則は，平成27年4月1日から施行する。
附　則(平成27年6月30日細則第5号)
この細則は，平成27年7月1日から施行する。
附　則(平成28年3月31日細則第4号)
1　この細則は，平成28年4月1日から施行する。
2　国立大学法人山口大学人事事務専決規則(規則第260号)は，廃止する。
附　則(平成28年7月1日細則第6号)
この細則は，平成28年7月1日から施行し，この細則による改正後の国立大学法人山口大学文書処理細則の規定は，平成28年4月1日から適用する。
附　則(平成28年9月29日細則第7号)
この細則は，平成28年10月1日から施行する。
附　則(平成28年12月26日細則第9号)
この細則は，平成29年1月1日から施行する。
附　則(平成29年3月28日細則第3号)
この細則は，平成29年4月1日から施行する。
附　則(平成30年3月29日細則第3号)
この細則は，平成30年4月1日から施行する。
附　則(平成30年6月28日細則第6号)
この細則は，平成30年7月1日から施行する。
附　則(平成30年9月27日細則第8号)
この細則は，平成30年10月1日から施行する。
附　則(平成31年3月22日細則第2号)
この細則は，平成31年4月1日から施行する。
附　則(令和2年3月27日細則第4号)
この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附　則(令和2年6月26日細則第7号)
この細則は，令和2年7月1日から施行する。
附　則(令和2年12月24日細則第8号)
この細則は，令和3年1月1日から施行する。
附　則(令和3年3月30日細則第4号)
この細則は，令和3年4月1日から施行する。
附　則(令和6年3月28日細則第1号)
この細則は，令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和6年8月30日細則第5号)
この細則は，令和6年9月1日から施行する。
附　則(令和7年4月1日細則第2号)
この細則は，令和7年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
事項名義者
1　法令・規則等に基づき学長として行う行為に関するもののうち重要なもの学長
2　学外に対する各種照会及び回答のうち重要なもの
3　学則，規則等の制定に関するもの
4　重要な儀式及び行事等に関するもの
5　主管官公庁からの重要な通達類の学内通知
6　役員会その他重要な会議の招集に関するもの
7　人事に関するもののうち重要なもの
8　学部，学環，学科，課程及び大学院その他重要な組織の設置，改廃に関するもの
9　運営方針のうち特に重要なもの
10　予算に関するもののうち，要求，配分の方針その他特に重要なもの
11　資産(不動産)の取得又は処分に関するもの
12　学生の厚生補導のうち特に重要なもの
13　前各号に掲げるもののほか，学長名又は法人名を用いることが適当と認められるもの
1　主管官公庁からの通達又は通知類の学内通知(学長名を用いるものを除く。)副学長
2　予算に関するもののうち，学長名をもって処理する事項を除いたもの
3　学生及び学生団体に対する勧告その他指導監督上の措置に関するもののうち，特に重要なもの
4　前各号に掲げるもののほか，副学長名を用いることが適当と認められるもの
1　監事監査に関するもの監事
2　学外に対する各種照会及び回答のうち重要なもの
3　前各号に掲げるもののほか，監事名を用いることが適当と認められるもの
1　法令・規則等に基づき部局等の長として行う行為に関するもの部局等の長
2　部局等の長名をもって学外機関に対して行う通知，照会等に関するもの
3　前各号に掲げるもののほか，部局等の長名を用いることが適当と認められるもの
1　事務的なものの学内通知主管部長
2　2以上の課等の所掌にわたるもの
3　前各号に掲げるもののほか，部長名を用いることが適当と認められるもの
1　照会文書及び回答文書のうち軽易なもの主管課長，主管室長又は主管事務長
2　課等の所掌事務に属する軽易なもののうち他課等に関連のないもの
別表第2(第6条関係)
区分事項名義者専決者
共通事項1　法令等に基づき，学長名又は大学名をもってする協議，承認等の申請及び調査，報告等のうち軽易なもの学長副学長又は部局等の長
2　受託契約等に関するもの(学術研究部所掌事項に係るものを除く)〃〃
3　法令・規則等に基づき学長として行う行為に関するもののうち軽易なもの〃主管課長，主管室長又は主管事務長
4　学長名又は大学名をもってする諸証明及び届出等のうち軽易なもの〃〃
5　副学長名をもってする調査，報告等のうち軽易なもの副学長〃
6　部長名をもってする文書のうち軽易なもの主管部長〃
7　職員の休日の振替，職員の休暇の承認等，育児又は介護を行う職員の勤務の緩和措置及び病気休職等から職務復帰した職員の短時間勤務の承認等学長別表第3に定める者
8　大学教育職員等(部局等の長を除く。)の研修の承諾〃〃
9　附属学校教育職員の研修の承諾〃〃
10　非常勤職員(人件費を寄附金により措置される者に限る。)の任免及び給与の決定〃〃
11　非常勤講師等の任免及び給与の決定〃〃
12　診療助教，研修医及び歯科研修医の任免及び給与の決定〃〃
13　ティーチング・アシスタント，リサーチ・アシスタント及びステューデント・アシスタントの任免及び給与の決定〃〃
学生支援部所掌事項1　学生の募集要項に関するもの学長学生支援部長又は入試課長
2　学生便覧の編集及び発行に関するもの〃学生支援部長
3　学生の休学，復学，転学，退学等の許可に関するもの〃副学長
4　科目等履修生，聴講生，研究生及び専攻生の入学，退学及び休学に関するもの〃〃
5　学位授与の報告に関するもの〃教育支援課長
6　入学者の選抜に関するもののうち軽易なもの〃学生支援部長又は入試課長
7　入学者の選抜に関する学外からの照会文書に対する回答文書のうち軽易なもの〃〃
8　入試成績開示に関すること学生支援部長入試課長
9　大学院入学者選抜の合格者決定に関すること学長副学長
10　教員免許に関するもの〃学生支援部長
11　全学的に行われる学生の諸行事に関するもの副学長〃
12　他大学と連合して行われる学生の諸行事に関するもの学長〃
13　学生団体の結成及び継続に関するもの副学長〃
14　学生証及びその他学生の証明に関するもの学長教育支援課長
15　学生旅客運賃割引証の交付申請に関するもの〃学生支援課長
16　授業料等の免除等に関するもの〃学生支援部長
17　奨学金に関するもの〃〃
18　就職に係る届出及び調査報告に関するもの副学長キャリア支援課長
19　学生支援に関するガイダンスの実施に関するもの〃学生支援課長
20　学生の入退寮の許可に関するもの〃〃
21　学生の健康管理及び安全管理に関するもの〃学生支援部長
22　大学会館及び学生食堂の利用に関するもの〃学生支援課長
23　外国人留学生の奨学金に関するもの学長学生支援部長
24　国際交流会館の入居，退居に関するもの副学長〃
25　財団法人日本国際教育支援に関するもの学長〃
26　国際交流会館の使用許可に関するもの副学長国際交流課長
27　日本学生支援機構に関するもの学長又は学生支援部長副学長，学生支援課長又は国際交流課長
28　国費外国人留学生に関するもの学長又は学生支援部長副学長又は国際交流課長
29　外国政府派遣留学生に関するもの学長副学長
30　派遣学生の奨学金に関するもの学長学生支援部長
31　山口地域留学生推進会議に関するもの〃副学長
32　学生の留学許可に関するもの〃学生支援部長
33　私費外国人留学生の受入許可に関するもの〃〃
34　交流協定に基づく学生の受入許可に関するもの〃〃
35　公用旅券の返納〃国際交流課長
学術研究部所掌事項1　病原体等の安全管理に関する届出，承認に関するもの学長副学長
2　動物使用に関する届出，承認に関するもの〃〃
3　組換えDNA実験に関する届出，承認に関するもの〃〃
4　国際規制物資に関する届出，承認に関するもの〃〃
5　放射性同位元素等使用施設に係る届出，承認に関するもの〃〃
6　日本学術振興会特別研究員の受入承諾に関するもの〃〃
7　受託研究及び共同研究並びに知的財産に係る契約書に関するもの〃〃
8　受託研究及び共同研究並びに知的財産に係る契約手続きに付随するもの〃産学連携課長
9　各種助成金及び奨励金の募集に関する回答〃学術研究部長
10　各種助成金及び奨励金の募集に係る学部等への照会に関するもの〃研究推進課長又はライフサイエンス支援課長
11　補償金支払決定に関するもの〃産学連携課長
学術基盤部所掌事項1　埋蔵文化財発掘調査に関するもの学長学術基盤推進課長
2　図書館に係る利用申請許諾に関するもの図書館長〃
3　埋蔵文化財資料館に係る利用申請許諾に関するもの埋蔵文化財資料館長〃
総務企画部所掌事項1　教育学部附属学校に関する諸通知，諸報告のうち軽易なもの学長総務課長
2　医学部附属病院に関する諸通知，諸報告のうち軽易なもの〃〃
3　規則集の編集発行に関するもの〃〃
4　公印の作成，改刻及び廃止に関するもの〃副学長
5　学則，規則等の制定及び改廃に伴う学内通知副学長総務課長
6　大学の概要の編集発行に関するもの学長副学長
7　学報の編集発行に関するもの〃総務課長
8　職員の任免に関するもの〃総務企画部長
9　職員の休職及び復職に関するもの〃〃
10　職員の育児休業に関するもの〃人事課長
11　職員の介護休業に関するもの〃〃
12　職員の大学院修学休業に関するもの〃総務企画部長
13　職員の出向に関するもの〃〃
14　名称付与に関するもの〃〃
15　人事記録に関するもの〃人事課長
16　前歴照会及び履歴証明に関するもの〃〃
17　職員の初任給の決定に関するもの〃総務企画部長
18　職員の俸給調整給額及び給与改訂等に伴う俸給の決定に関するもの〃人事課長
19　職員の昇格及び昇給の決定に関するもの〃副学長
20　職員の諸手当(勤勉手当を除く。)の決定，認定及び事後の確認に関するもの〃人事課長
21　職員(大学教育職員を除く。)の勤勉手当の決定〃副学長
22　勤務評定における評定者及び調整者の変更の承認並びに勤務評定の実施時期の変更及び延期に関するもの〃〃
23　事務職員等の人事評価に関するもの〃〃
24　死亡叙位・叙勲の申請に関するもの〃総務企画部長
25　副学長(理事である者を除く。)及び部局長の兼業に係る学外からの照会及び回答並びに学内照会及び回答〃〃
26　兼業(役員，副学長及び部局長の兼業を除く。)及び講演等照会及び回答並びに学内照会及び回答〃人事課長
27　割愛に関する学内照会〃〃
28　労働災害の認定申請に関するもの〃副学長
29　役員及び職員の退職手当に関するもの〃人事課長
30　職員の諸証明に関するもの〃〃
31　社会保険・雇用保険に関するもの〃〃
32　所得税及び地方税の徴収並びに法定調書，給与支払報告書その他の報告に関するもの〃〃
33　職員の研修及び講習会等に関する学内照会〃〃
34　共済組合の事務に関するもの支部長(学長)〃
35　地域未来創生センターに関する諸通知，諸報告のうち軽易なもの地域未来創生センター長地域連携課長
36　ダイバーシティ推進に関する諸通知，諸報告のうち簡易なものダイバーシティ推進室長人事課長
37　他機関とのIT通信の許可申請に関するもの学長副学長
38　ICT基盤センターに係る利用申請許諾に関するものICT基盤センター長総務企画部長
39　個人データの共同利用の契約に関するもの(学術研究部所掌事項に係るものを除く。)学長副学長又は部局等の長
財務部所掌事項1　会計事務に係る通達等の該当部局への移達に関するもの学長又は副学長財務部長
2　会計事務に係る照会，回答及び報告に関するもの学長，副学長又は財務部長財務部長又は主管課長
3　会計事務に係る学部等への照会及び依頼に関するもの副学長又は財務部長主管課長
4　財務会計処理要項等の制定及び改廃に関するもののうち軽易なもの副学長財務部長
5　会計組織等の任免等に関するもの学長〃
6　会計内部監査に関するもの副学長〃
7　一般競争(指名競争)参加資格者の認定等に関するもの学長〃
8　学内予算の配付に関するもの〃財務課長
9　学内予算の振替に関するもの財務部長〃
10　固定資産(不動産を除く。)の移管，処分，寄附受入，貸付及び譲与に関するもの学長財務部長
11　固定資産(不動産を除く。)に関しその免税申請その他の定型的な申請等に関するもの学長又は財務部長財務課長
12　収入及び支出契約書に関するもの学長副学長，財務部長又は主管課長
13　金融機関への諸手続関係書類の提出に関するもの〃財務課長
施設環境部所掌事項1　工事又は施設の維持に係る関係法令に基づく届出，報告等のうち技術的なもの及び軽易なもの学長又は施設環境部長施設企画課長
2　国立大学法人等施設実態調査報告に関するもの学長施設環境部長
3　工事等の契約報告書，竣工報告書及び実施報告書施設環境部長施設企画課長
4　工事に関する諸証明〃〃
5　一般競争(指名競争)参加資格者の認定等に関するもの学長施設環境部長
6　固定資産(不動産)の取得，保管，移管，処分及び除去に関するもののうち軽易なもの〃〃
7　固定資産(不動産)の貸借，監守及び監守計画，修繕，模様替等の承認に関するもの〃〃
8　固定資産(不動産)に係る公簿及び公図の交付申請手続等に関するもの〃施設企画課長
9　熊野荘の貸付に関するもの施設環境部長〃
10　宿舎の設置並びに維持及び管理に関するもののうち軽易なもの学長施設環境部長
11　宿舎の使用料の決定に関するもの〃〃
12　宿舎の入居及び退去並びに自動車保管場所の承認に関するもの〃施設企画課長
教育学部附属学校所掌事務1　教育学部附属学校評議員の委嘱に関するもの学長教育学部長
医学部附属病院所掌事項1　医学部附属病院開設者を名義とする主官公庁への申請，報告及び届出に関すること学長医学部附属病院長
2　医学部附属病院開設者を名義とする主官公庁からの業務受託契約・補助事業に関すること〃〃
3　医学部附属病院開設者を名義とする病院実習及び研修等の受託契約に関すること〃〃
4　医学部附属病院開設者を名義とする協定に関すること〃〃
5　医学部附属病院開設者を名義とする物品貸付契約に関すること〃〃
6　医薬品副作用被害救済制度に関する給付申請に関すること〃〃
[別表第3]
別表第3
事項所属専決者
・職員の休日の振替
・職員の休暇の承認等
・育児又は介護を行う職員の勤務の緩和措置及び病気休職等から職務復帰した職員の短時間勤務の承認等 		内部監査室室長
事務局・部長にあっては担当副学長
・課長にあっては所属部長
・室長にあっては所属部長
・上記以外の職員にあっては別に定める勤務時間監督者
部局等別に定める勤務時間監督者
その他別に定める者
大学教育職員等(部局等の長を除く。)の研修の承諾部局等部局等の長(大学院医学系研究科及び大学院創成科学研究科の大学教育職員等は部局長又は別に定める者)
附属学校教育職員の研修の承諾教育学部附属学校校(園)長
非常勤職員(人件費を寄附金により措置される者に限る。)の任免及び給与の決定学部，学環，大学院研究科及び医学部附属病院左欄に掲げる部局等の長(大学院医学系研究科及び大学院創成科学研究科に所属する非常勤職員については部局長又は別に定める者)
非常勤講師等の任免及び給与の決定学部，学環，大学院研究科及び医学部附属病院左欄に掲げる部局等の長(大学院医学系研究科及び大学院創成科学研究科に所属する非常勤講師については部局長又は別に定める者)
診療助教，研修医及び歯科研修医の任免及び給与の決定医学部附属病院医学部附属病院長
ティーチング・アシスタント，リサーチ・アシスタント及びステューデント・アシスタントの任免及び給与の決定について学部，学環及び大学院研究科左欄に掲げる部局等の長(大学院医学系研究科及び大学院創成科学研究科に所属するティーチング・アシスタント，リサーチ・アシスタント及び長期インターシップ生については部局長又は別に定める者)