○国立大学法人山口大学法人文書管理規則
| (平成23年3月31日規則第48号) |
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第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき，国立大学法人山口大学(以下「本法人」という。)における法人文書の管理に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規則において，次の用語の意義は，それぞれ当該各号の定めるところによる。
(1) 「法人文書」とは，本法人の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって，本法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして，本法人が保有しているものをいう。ただし，法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) 「教育職員保有文書」とは，大学教育職員若しくは附属学校教育職員(以下「教育職員」という。)が組織上用いるものとして作成し，又は取得した法人文書のうち，事務組織が管理するもの以外のものをいう。
(3) 「法人文書ファイル等」とは，本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(4) 「法人文書ファイル管理簿」とは，本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5) 「部局等」とは，内部監査室，事務局，総合技術部，学部，学環，大学院の研究科，研究所(国立大学法人山口大学学則(平成16年規則第1号)第9条に定めるものをいう。)，図書館，機構，学内共同利用施設，医学部附属病院及び附属学校をいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本法人に総括文書管理者1名を置き，総務企画を担当する副学長をもって充てる。
2 総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則等の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本法人に副総括文書管理者1名を置き，総務企画部長をもって充てる。
2 副総括文書管理者は，前条第2項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者等)
第5条 本法人に，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き，総合技術部にあっては部長を，内部監査室及びリサーチファシリティマネジメントセンター事務室にあっては室長を，事務局，医学部及び工学部にあっては課長を，学部(医学部及び工学部を除く。)及び学環にあっては事務長をもって充てる。
2 文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成，標準文書保存期間基準(以下「基準」という。)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
3 文書管理者を置く組織ごとに文書管理担当者を置き，当該組織の係長又はグループ長のうちから文書管理者が指名する。
4 文書管理担当者は，第2項各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するものとする。
5 教育職員保有文書については，第1項及び第3項の規定にかかわらず，文書管理者は部局等の長をもって充て，文書管理担当者は部局等の教育職員組織に応じて，当該部局等に所属する教育職員のうちから文書管理者が指名する。
6 前項の文書管理者は，第2項各号の事務を実施するため，必要に応じて，教育職員保有文書の管理に関する指針の作成等の措置を講ずることができる。
(監査責任者)
第6条 本法人に監査責任者1名を置き，内部監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第7条 職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令，規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第8条 職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条第1項の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
2 文書の作成は，電子媒体により作成又は取得することを基本とする。ただし，法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務づけられている場合又は電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等についてはこの限りでない。
(適切・効率的な文書作成)
第9条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成に当たっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)，外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第10条 職員は，次条及び第12条の規定に従い，次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の法人文書ファイルにまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第11条 法人文書ファイル等は，本法人の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的に分類し，分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第12条 文書管理者は，別表に基づき，基準を設定しなければならない。
[別表]
2 第10条第1号の保存期間の設定については，基準に従い，行うものとする。
[第10条第1号]
3 基準及び前項の保存期間の設定においては，法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，1年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第10条第1号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
[第10条第1号]
5 第10条第3号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
[第10条第3号]
6 第10条第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適正な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
[第10条第3号]
7 第4項及び前項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用しない。
第5章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第13条 総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 法人文書ファイル保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第14条 文書管理者は，法人文書ファイル保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第15条 総括文書管理者は，本法人の法人文書ファイル管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条の規定に基づき，調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第16条 文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第7章 移管，廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第17条 文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表に基づき，保存期間(延長された場合にあっては，延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
[別表]
2 前条第1項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第18条 文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
(保存期間の延長)
第19条 文書管理者は，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は，次の法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。
(1) 現に監査，検査等の対象になっているもの当該監査，検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 情報公開法第4条に規定する開示請求があったもの情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認めるときには，総括文書管理者の承認を得て，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は，前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は，延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第20条 文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第21条 文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第22条 総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第23条 総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第24条 文書管理者は，総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章 雑則
(雑則)
第25条 この規則に定めるもののほか，法人文書の管理に関し必要な事項は，総括文書管理者が別に定める。
附 則
1 この規則は，平成23年4月1日から施行する。
2 国立大学法人山口大学における法人文書の管理に関する規則(平成16年規則第262号。次項において「旧規則」という。)は，廃止する。
3 この規則施行前に，旧規則の規定により整備した法人文書ファイルの帳簿は，この規則により調製した法人文書ファイル管理簿とみなす。
附 則(平成24年4月24日規則第117号)
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この規則は，平成24年4月24日から施行し，この規則による改正後の国立大学法人山口大学法人文書管理規則の規定は，平成24年4月1日から適用する。
附 則(平成25年3月29日規則第48号)
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この規則は，平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年3月28日規則第91号)
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この規則は，平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月24日規則第100号)
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この規則は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月28日規則第193号)
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この規則は，平成28年10月1日から施行する。
附 則(平成29年3月17日規則第22号)
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1 この規則は，平成29年4月1日から施行する。
2 この規則は，この規則施行前に作成又は取得した法人文書についても適用する。ただし，改正前の国立大学法人山口大学法人文書管理規則の規定により移管又は廃棄された法人文書はこの限りでない。
附 則(平成30年3月23日規則第30号)
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この規則は，平成30年4月1日から施行し，第2条の規定による改正後の国立大学法人山口大学法人文書管理規則の規定は，平成29年4月1日から適用する。
附 則(令和2年3月27日規則第85号)
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この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年12月24日規則第150号)
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この規則は，令和3年1月1日から施行する。
附 則(令和3年3月18日規則第35号)
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この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年8月19日規則第79号)
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この規則は，令和3年8月19日から施行する。
附 則(令和4年3月31日規則第49号)
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この規則は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年7月1日規則第82号)
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この規則は，令和4年7月1日から施行する。
附 則(令和6年12月26日規則第92号)
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この規則は，令和7年1月1日から施行する。
附 則(令和7年4月1日規則第100号)
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この規則は，令和7年4月1日から施行する。
別表(第12条，第17条関係)
法人文書の保存期間基準
| 事項 | 法人文書の類型 | 保存期間 | 保存期間満了時の措置 | |
| 1 | 管理運営に関する事項 | (1) 本法人の沿革記録に関するもので重要な文書 | 無期限 | |
| (2) 役員会，経営協議会及び教育研究評議会の記録に関する文書 | ||||
| (3) 公印の作成，廃止及び改刻に関する文書 | ||||
| (4) 諸規則の制定・改廃に関する文書 | ||||
| (5) 教授会の記録に関する文書 | ||||
| (6) 法人文書ファイル管理簿 | ||||
| (7) 本法人が発行する学報・広報・要覧等(保存用) | ||||
| (8) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 教育，研究，診療及び事務組織の設置並びに改廃に関する文書 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) 学部・学科・講座・学科目等の設置及び改廃に関する文書 | ||||
| (3) 法令・規則・通知等で本法人の規則の規範となる文書 | ||||
| (4) 学長の選考に関する文書 | ||||
| (5) 部局長の選考に関する文書 | ||||
| (6) 訴訟に関する文書 | ||||
| (7) 文部科学省等からの諸通知及び往復書簡で重要な文書 | ||||
| (8) 中期目標・中期計画等に関する文書 | ||||
| (9) 法人文書の作成及び保存の記録等が記載されている文書 | ||||
| (10) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 外部評価に関するもので重要な文書 | 15年 | 廃棄 | ||
| (2) 自己点検・評価に関するもので重要な文書 | ||||
| (3) 第三者評価に関するもので重要な文書 | ||||
| (4) その他15年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 入学式，卒業式，学位記授与式その他本法人が主催する記念行事に関するもので重要な文書 | 10年 | 廃棄 | ||
| (2) 本法人の沿革記録に関する文書 | ||||
| (3) 会議に関するもので重要な文書 | ||||
| (4) 各種委員会の記録に関するもので重要な文書 | ||||
| (5) 各種統計調査に関するもので重要な文書 | ||||
| (6) 監事監査に関する文書 | ||||
| (7) 内部監査に関する文書 | ||||
| (8) 会計監査人の選任に関する文書 | ||||
| (9) 外部評価に関する文書 | ||||
| (10) 自己点検・評価に関する文書 | ||||
| (11) 第三者評価に関する文書 | ||||
| (12) 社会貢献・生涯学習に関する文書 | ||||
| (13) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 安全保障輸出管理に関する文書 | 7年 | 廃棄 | ||
| (1) 文書処理に関する表簿 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 文部科学省等からの諸通知及び往復書簡 | ||||
| (3) 本法人が主催する記念行事等に関する文書 | ||||
| (4) 会議に関する文書 | ||||
| (5) 各種委員会の記録に関する文書 | ||||
| (6) 各種統計調査に関する文書 | ||||
| (7) 文部科学省等への報告等で重要な文書 | ||||
| (8) 本法人内通知文書で重要な文書 | ||||
| (9) 本法人が発行する学報・広報・要覧等に関する文書 | ||||
| (10) 旅行命令に関する文書 | ||||
| (11) 山口大学基金に関する文書 | ||||
| (12) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 管理運営に関する補助金等外部資金に関する文書 | 当該事業終了後5年 | 廃棄 | ||
| (1) 渡航に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) 個人データ(国立大学法人山口大学における個人情報の管理に関する規則(令和4年規則第40号)第2条第5号に規定する個人データをいう。)及び個人関連情報(同規則第2条第12号に規定する個人関連情報をいう。)について，同規則第47条から第49条の規定により作成する第三者提供に係る記録又は第三者提供を受ける際の確認等に関する文書 | ||||
| (3) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 本法人内通知文書 | 1年 | 廃棄 | ||
| (2) 文部科学省等への報告等 | ||||
| (3) 週間・月間予定 | ||||
| (4) 会議室などの使用に関する文書 | ||||
| (5) 個人番号(国立大学法人山口大学の保有する特定個人情報保護に関する規則(平成27年規則第268号)第2条第2号に規定する個人番号をいう。)及びその確認に関する文書(源泉徴収票の提出に関するものを除く。) | ||||
| (6) その他1年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 2 | 職員の人事に関する事項 | (1) 人事記録・附属書類 | 無期限 | |
| (2) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 職員の解雇及び懲戒に関する文書 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) 職員の任免に関するもので重要な文書 | ||||
| (3) 退職手当支給に関する文書 | ||||
| (4) 共済組合長期給付に関する文書 | ||||
| (5) 就業規則に関する文書 | ||||
| (6) 労使協定に関する文書 | ||||
| (7) 労働協約に関する文書 | ||||
| (8) 職員の安全衛生に関するもので重要な文書 | ||||
| (9) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 職員の任免に関する文書 | 10年 | 廃棄 | ||
| (2) 職員の給与に関する文書 | ||||
| (3) 栄典・表彰に関する文書 | ||||
| (4) 職員の兼業に関する文書 | ||||
| (5) 災害補償に関する文書 | ||||
| (6) 職員の安全衛生に関する文書 | ||||
| (7) 共済組合の元帳及び補助簿 | ||||
| (8) 共済組合の財産関係帳簿及び書類 | ||||
| (9) 共済組合の長期給付にかかる伝票，収入及び支出の信憑書類，給付関係帳簿，給付の請求書その他の給付関係書類 | ||||
| (10) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 共済組合の伝票，収入及び支出の信憑書類，給付関係帳簿又は給付の請求書類その他の給付関係書類(長期給付に係るものを除く。) | 7年 | 廃棄 | ||
| (2) その他7年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 外国人研究員等の雇用に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 職員の諸手当に関する文書 | ||||
| (3) 職員の勤務の状況が記載された文書 | ||||
| (4) 倫理に関する文書 | ||||
| (5) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 評価に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) 研修に関する文書 | ||||
| (3) 職員団体に関する文書 | ||||
| (4) 職員の身分証明書等各種証明書発行に関する文書 | ||||
| (5) 共済組合の報告書類 | ||||
| (6) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 労働条件通知書 | 当該職員退職後3年 | 廃棄 | ||
| 宿日直勤務承認申請に関する文書 | 勤務を行う必要がなくなって3年 | 廃棄 | ||
| 3 | 学術研究に関する事項 | (1) 個人線量に関する文書 | 無期限 | |
| (2) 国際規制物資に関する文書 | ||||
| (3) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 知的財産の審査に関する文書 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) 放射性同位元素の取扱いに関するもので重要な文書 | ||||
| (3) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 受託研究，共同研究，その他研究契約に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 知的財産に係る契約に関する文書 | ||||
| (3) 受託研究員申請書 | ||||
| (4) 施設の使用に係る申請等に関する文書 | ||||
| (5) 特許の出願に関する文書 | ||||
| (6) 放射線に関する文書 | ||||
| (7) 外国人研究者申請書 | ||||
| (8) 放射性同位元素の取扱いに関するもので軽易な文書 | ||||
| (9) 各種許認可等の申請等に関する文書 | ||||
| (10) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 組換えDNA実験の審査等に関する文書 | 当該事業終了後5年 | 廃棄 | ||
| (2) 科学研究費助成事業の申請等に関する文書 | ||||
| (3) 研究助成に関する文書 | ||||
| (4) 学術研究に係る補助金等外部資金に関する文書 | ||||
| (5) 動物使用計画の審査等に関する文書 | ||||
| (6) 病原体等の取扱いの審査等に関する文書 | ||||
| (7) その他当該事業終了後5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 4 | 会計に関する事項 | (1) 財務諸表等 | 無期限 | 廃棄 |
| (2) 境界確定協議・登記 | ||||
| (3) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 国有財産に関する文書 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 会計関係書類で重要なもの | 10年 | 廃棄 | ||
| 帳簿，伝票及び契約関係書類 | 7年 | 廃棄 | ||
| (保存期間が別途定められているものはその年限) | ||||
| 上記以外の会計関係書類 | 5年 | 廃棄 | ||
| 5 | 学務に関する事項 | (1) 卒業証書発行台帳及び修了証書発行台帳 | 無期限 | |
| (2) 学籍簿及び成績原簿等 | ||||
| (3) 教職課程認定に関する文書(変更届を含む) | ||||
| (4) シラバス及び履修要項・便覧等 | ||||
| (5) 履修証明プログラムに関する文書(履修の記録に関する文書) | ||||
| (6) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 学生の懲戒等身分の異動に関するもので重要な文書 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 教育職員免許に関する文書 | 10年 | 廃棄 | ||
| (2) 学生の懲戒等身分の異動に関する文書 | ||||
| (3) 奨学金(日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金を除く。)に関する文書 | ||||
| (4) 学生寄宿舎等の学生の入退寮等に関するもので重要な文書 | ||||
| (5) 学生募集要項 | ||||
| (6) 留学生に関するもので重要な文書 | ||||
| (7) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 入学手続書類のうち在学期間中の保存が必要であると認める文書 | 在学中 | 廃棄 | ||
| (1) 日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもので重要な文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 学生寄宿舎等の学生の入退寮等に関する文書 | ||||
| (3) 入学料，授業料等の免除に関するもので重要な文書 | ||||
| (4) 健康診断票，学生相談記録等学生の健康管理に関するもので重要な文書 | ||||
| (5) 学生の就職先に関するもので重要な文書 | ||||
| (6) 学生証等各種証明書発行に関するもので重要な文書 | ||||
| (7) 学生団体に関するもので重要な文書 | ||||
| (8) 課外教育の実施に関するもので重要な文書 | ||||
| (9) 学生教育研究災害障害保険に関する文書 | ||||
| (10) 入学手続書類 | ||||
| (11) 教育課程に関する文書 | ||||
| (12) 入学者の選抜に関する文書 | ||||
| (13) 学位申請・論文審査に関する文書 | ||||
| (14) 留学生に関する文書 | ||||
| (15) 履修証明プログラムに関する文書(実施計画及び募集に関する文書) | ||||
| (16) 教員免許状更新講習に関する文書 | ||||
| (17) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 教育に関する補助金等外部資金に関する文書 | 当該事業終了後5年 | 廃棄 | ||
| (1) 日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) 入学料，授業料等の免除に関する文書 | ||||
| (3) 健康診断票，学生相談記録等学生の健康管理に関する文書 | ||||
| (4) 学生の就職先に関する文書 | ||||
| (5) 学生証等各種証明書発行に関する文書 | ||||
| (6) 学生団体に関する文書 | ||||
| (7) 課外教育の実施に関する文書 | ||||
| (8) 休講に関する文書 | ||||
| (9) 福利厚生施設の利用に関する文書 | ||||
| (10) 学生の生活支援に関する文書 | ||||
| (11) オープンキャンパス等広報活動に関する文書 | ||||
| (12) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 履修登録に関する文書 | 1年 | 廃棄 | ||
| (2) その他1年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 6 | 国際連携に関する事項 | (1) 国際交流協定の締結に関するもの | 無期限 | |
| (2) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 協定校との交流に関する文書 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) 海外拠点整備に関する文書 | ||||
| (3) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 国際連携に関する事項で10年保存が必要であると認める文書 | 10年 | 廃棄 | ||
| (1) 海外交流(短期滞在プログラム)に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 帰国留学生・外国人研究者のネットワークに関する文書 | ||||
| (3) 海外からの表敬訪問に関する文書 | ||||
| (4) 国際アドバイザーに関する文書 | ||||
| (5) 国際協力に関する文書 | ||||
| (6) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 7 | 施設に関する事項 | (1) 施設の長期計画に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書(設計図書等) | 10年 | 廃棄 | ||
| (2) 施設の実態の把握に関する文書 | ||||
| (3) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 工事の設計積算に関する文書 | 7年 | 廃棄 | ||
| (2) 工事請負契約に関する文書(瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書を除く。) | ||||
| (3) 設計監理委託に関する文書 | ||||
| (4) 工事の施工管理に関する文書(瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書を除く。) | ||||
| (5) 定期検査の結果の記録に関する文書(建築基準法等関係法令によるものを含む) | ||||
| (1) 工事契約・施工に係る報告に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 施設マネジメントに関する文書 | ||||
| (3) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 施設維持管理に関する文書(定期検査の結果の記録に関する文書を除く。) | 当該施設廃止後1年 | 廃棄 | ||
| (2) 計画通知書等諸官庁への届出に関する文書 | ||||
| 8 | 情報及び通信に関する事項 | (1) 図書館の固定資産台帳 | 無期限 | |
| (2) その他無期限保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 図書館の蔵書統計 | 30年 | 廃棄 | ||
| (2) 図書館の利用統計 | ||||
| (3) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 図書館の資料の受入・管理に係る基準等に関する文書 | 10年 | 廃棄 | ||
| (2) 図書館の資料の利用に係る基準等に関する文書 | ||||
| (3) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 他機関との図書館相互利用に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 図書館の資料の除籍に関する文書 | ||||
| (3) 図書館の資料の購入に関する文書 | ||||
| (4) 図書館の資料の寄贈及び交換に関する文書 | ||||
| (5) 図書館の資料の製本及び修理に関する文書 | ||||
| (6) 図書館の文献複写に関する文書 | ||||
| (7) IT通信に関する文書 | ||||
| (8) 発掘調査に関する文書 | ||||
| (9) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 商用回線(配線)等の導入に関する文書 | 利用終了後5年 | 廃棄 | ||
| (2) ICT基盤センターが保管する利用者識別情報への接続許可に関する文書 | ||||
| (1) 図書館の整理業務に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) 図書館の閲覧業務に関する文書 | ||||
| (3) 図書館の貸出業務に関する文書 | ||||
| (4) 図書館の資料の利用に関する文書 | ||||
| (5) 図書館広報誌等の作成に係る文書 | ||||
| (6) 図書館の利用に関する文書 | ||||
| (7) ICT基盤センターの利用に関する文書 | ||||
| (8) 埋蔵文化財資料館の利用に関する文書 | ||||
| (9) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 図書館利用者名簿 | 1年 | 廃棄 | ||
| (2) その他1年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 9 | 附属病院に関する事項 | (1) 附属病院の開設承認等に関する申請書類 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 各種指定医療機関申請に関する申請書類 | ||||
| (3) 厚生労働大臣が定める基準等に関する申請書類 | ||||
| (4) 保険医の登録に関する文書 | ||||
| (5) 院内学級設立に関する文書 | ||||
| (6) その他30年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 厚生労働省所管の法令に基づく調査・指導等に関するもので重要な文書 | 15年 | 廃棄 | ||
| (1) 診療契約に関する文書 | 10年 | 廃棄 | ||
| (2) 諸料金規則に関する文書 | ||||
| (3) 先進医療承認申請書類 | ||||
| (4) 厚生労働省所管の法令に基づく調査・指導等に関する文書 | ||||
| (5) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 患者の不在者投票に関する文書 | 6年 | 廃棄 | ||
| (1) 診療録等に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| ア 診療録 | ||||
| イ 看護記録 | ||||
| ウ 処方箋・検査記録・エックス線写真 | ||||
| (2) 診療報酬請求に関する文書 | ||||
| ア 診療報酬請求明細書(控) | ||||
| イ 診療報酬請求額に関する文書 | ||||
| ウ 再審査請求書(控) | ||||
| エ 審査委員会からの通知 | ||||
| オ 診療報酬改定に関する文書 | ||||
| (3) 公費負担に関する申請書類 | ||||
| (4) 校費負担に関する申請書類 | ||||
| (5) 外来患者に関する文書(診療料金データ及び関係伝票類) | ||||
| (6) 入院患者に関する文書 | ||||
| ア 入院保証書 | ||||
| イ 特別室使用届 | ||||
| ウ 診療料金データ及び関係伝票類 | ||||
| (7) 患者給食・栄養に関する文書 | ||||
| ア 献立表 | ||||
| イ 食事指示 | ||||
| ウ 栄養相談(指導) | ||||
| エ 患者給食検食表 | ||||
| (8) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 外国医師の臨床修練に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) 研修登録医受入に関する文書 | ||||
| (3) 受託実習生及び病院研修生に関する文書 | ||||
| (4) 院内学級に関する文書 | ||||
| (5) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 外来患者に関する文書(診療申込書) | 1年 | 廃棄 | ||
| (2) 入院患者に関する文書(患者台帳) | ||||
| (3) その他1年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 10 | 附属学校に関する事項 | 指導要録及びその写し(入学卒業等の学籍に関する記録) | 20年 | 廃棄 |
| (1) 学校行事に関する文書 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 教科用図書配当表，学校医執務記録簿，学校歯科医執務記録簿及び学校薬剤師執務記録簿 | ||||
| (3) 担任学級・担任教科・科目・時間表 | ||||
| (4) 指導要録及びその写し(入学卒業等の学籍に関する記録以外の文書) | ||||
| (5) 出席簿 | ||||
| (6) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 教育実習に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| 11 | 教育職員保有文書に関する事項 | (1) 博士論文 | 10年 | 廃棄 |
| (2) その他10年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 定期試験問題 | 5年 | 廃棄 | ||
| (2) 修士論文 | ||||
| (3) 各種研究助成金に関する申請書 | ||||
| (4) 外部機関に提出した報告書 | ||||
| (5) その他5年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 学科・講座等の会議に関する文書 | 3年 | 廃棄 | ||
| (2) 大学教育職員の選考に関する文書 | ||||
| (3) 論文審査に関する文書(審査基準) | ||||
| (4) 入試採点基準(筆記及び口述)(推薦入学，編入学及び大学院入学) | ||||
| (5) 就職関係資料(求人リスト) | ||||
| (6) その他3年保存が必要であると認める文書 | ||||
| (1) 卒業論文 | 1年 | 廃棄 | ||
| (2) 実験機器利用記録 | ||||
| (3) 口述試験の評価メモ及び打合せメモ | ||||
| (4) その他1年保存が必要であると認める文書 | ||||