○国立大学法人山口大学における会議等の開催方法等に関する要項
| (令和7年4月17日要項第3号) |
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(目的)
第1条 この要項は，国立大学法人山口大学に置かれる会議及び委員会等（以下「会議等」という。）について，その開催方法等を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この要項において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 対面会議 会議等の構成員が一堂に会して行う会議
(2) 遠隔会議 映像及び音声の送受信により，会議等の構成員の状態を相互に認識しながら，通話することができるオンラインビデオ会議システム等を利用する方法により行う会議
(3) 併用会議 対面会議及び遠隔会議を併用して行う会議
(4) 書面審議 会議等の構成員が一堂に会することなく，郵便，電子メール等により，事案の概要を記載した文書を構成員に送付し，意見聴取又は賛否を問う方法により行う審議
(開催方法)
第3条 会議等は，対面会議を原則とするが，次の各号のいずれかに該当するときは，遠隔会議又は併用会議により開催することができるものとする。
(1) 大規模災害及び感染症拡大その他の不測の事態により，対面会議の開催が困難であるとき。
(2) 緊急に会議等を開催する必要がある場合であって，対面会議を開催することが困難であるとき。
(3) 会議等の性質，議題，構成員の状況等を勘案し，会議等の目的を効果的に達成するために，対面会議以外の開催方法がより適切であると認められるとき。
(4) その他会議等の長（以下「議長等」という）が必要と認めるとき。
2 書面審議は，前項に定めるもののほか，次の各号のいずれにも該当する場合に行うことができるものとする。
(1) 議長等が書面により議案の内容が明確に理解できると判断したとき。
(2) 役員会については、書面審議を行うことに役員（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が同意し、監事が異議を述べないとき。
3 遠隔会議，併用会議又は書面審議（以下「遠隔会議等」という。）による会議の開催の可否は，議長等が前2項の内容を勘案して，開催の都度，決定するものとする。
4 議長等は，遠隔会議等により会議等を開催する場合には，事前に，その旨を構成員に周知するものとする。
(遠隔会議及び併用会議の構成員の責務)
第4条 オンラインビデオ会議システム等を利用して遠隔会議及び併用会議に参加する構成員は，次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 会議等の録音又は録画を行わないこと。
(2) 居室その他これに類する施設において，構成員以外の者が立ち入らないように必要な措置を講ずるとともに，静寂な個室その他これに類する環境で会議等に参加すること。
(3) 音声及び映像の漏えいを防ぐため必要な措置を講ずること。
(定足数等)
第5条 遠隔会議及び併用会議において，指定した方法により参加した者を出席したものとみなす。
2 遠隔会議及び併用会議により開催する会議等の定足数の確認は，議長等が開催の都度，構成員の参加状況を確認することにより行うものとする。
3 書面審議により開催する会議等の定足数の確認は，議長等が送付した文書に対する構成員からの回答により確認するものとする。
(議事)
第6条 遠隔会議等により開催する会議等の議事は，当該会議等の規定に基づき行うものとする。
2 遠隔会議及び併用会議により開催する会議等の議決方法は，議長等が構成員の意見を聴いて決定するものとする。
3 書面審議により開催する会議等の議決方法は，議長等が構成員から文書により回答を得るものとする。
(その他)
第7条 この要項に定めるもののほか，会議等の開催に関し必要な事項は別に定める。
附 則
この要項は，令和7年4月17日から施行する。