○出雲市消防本部ウェブ会議システム運用要綱
| (令和2年出雲市消防本部訓令第7号) |
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(目的)
第1条 この要綱は、ウェブ会議システム(以下「システム」という。)の有効的な運用に関する必要事項を定め、業務の効率化及び情報伝達の強化を図ることを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この要綱において、用語の定義は、次に掲げるとおりとする。
(1) システム インターネット回線等を通じて映像や音声のやり取り、資料の共有等を行うことができるサービスをいう。
(2) 運用機材 システムの運用上に必要な物品(ウェブカメラ、ヘッドセット、マイクスピーカー、端末等)をいう。
(消防総務課長の責務)
第3条 システムの利用及び管理運用責任者は、消防総務課長とする。
2 消防総務課長は、ウェブ会議に用いるシステムを指定する。
3 消防総務課長は、ウェブ会議を行うための運用機材を調達し、職員が参加できるよう配備する。
4 消防総務課長は、システムの運用が出雲市情報セキュリティポリシーに基づいて適切に実施されるよう、必要な指導や助言を行わなければならない。
(所属長の責務)
第4条 所属長は、システムが適切に使用されるよう指導及び監督をする。
2 所属長は、配備された運用機材を管理する。
(ウェブ会議の主催とシステムの利用方法)
第5条 ウェブ会議の開催を主催する職員(以下「主催者」という。)は、実施起案にあわせて、グループウェアによる施設予約を行う。
2 主催者は、運用管理責任者が指定したシステムの中から、使用するシステムを選定する。
3 主催者は、ウェブ会議の参加者に対して日時、内容等を伝達し、円滑に会議を運営するための準備を行う。
4 主催者は、事前に運用管理責任者の許可を得ているときは、他機関等の者をウェブ会議に参加させることができる。
5 主催者は、ウェブ会議が終了したのち、会議の内容を記録し、会議の結果報告と共にウェブ会議結果報告書(様式第1号)にて運用管理責任者に報告しなければならない。
6 主催者は、会議の内容を必要に応じて録音又は録画し、業務に活用することができる。
7 主催者は、前項に定める録音又は録画をするときは、その旨を参加者に伝達し、了解を得なければならない。
8 録音又は録画されたデータは、業務以外に使用してはならない。
(ウェブ会議への参加)
第6条 ウェブ会議の主催者及び参加者は、所属長から運用機材を借用し、会議に参加する。
2 運用機材が破損または故障したときは、直ちに所属長に報告をしなければならない。
3 所属長は、前項の報告を受けたときは、遅滞なく運用管理責任者に報告しなければならない。
(ウェブ会議の運用)
第7条 ウェブ会議の主催者は、効率的に会議の運営が行えるよう事前に準備をし、会議を進行する。
2 ウェブ会議の参加者は、円滑な進行に協力しなければならない。
3 ウェブ会議の主催者及び参加者は、極力静かな場所に端末等を設置し会議に出席する。
(禁止及び注意事項)
第8条 主催者及び参加者は、業務に関係のない事項にシステムを利用してはならない。
(ID及びパスワードの取扱い)
第9条 システムにログインするためのID及びパスワード等は、職員以外の者に知られることがないように管理しなければならない。
2 パスワードは、管理運用責任者の管理のもとで定期的に変更しなければならない。
(セキュリティーに関する事項)
第10条 主催者及び参加者は、出雲市情報セキュリティー対策基準の別表2ア機密性(情報資産の漏えいによる影響度)により、大と区分されている種別の情報を、ウェブ会議で取り扱ってはならない。
2 システムによるファイルや画面共有の機能を利用する場合は、特に取り扱いに注意し、前項の事項に加え、個人情報を扱ってはならない。
3 主催者は、意図した者以外がウェブ会議に参加できないよう制限を設け、なりすましや不正な参加を防止する。
4 当本部の職員以外の者がウェブ会議に参加する場合は、守秘義務に反する情報の伝達を行わないよう、細心の注意を払わなければならない。
5 タブレット、スマートフォン等からウェブ会議に参加する場合には、前項までの規定に加えて、会議の内容が第三者に伝わらないよう、周囲の状況に注意しなければならない。
(自宅等からのウェブ会議への参加)
第11条 職員は、自宅等からウェブ会議に参加する場合であっても、第8条から前条に規定する事項を遵守しなければならない。
[第8条]
(他機関等の者が主催するウェブ会議への参加)
第12条 職員は、業務上の必要により、他機関等の者が主催するウェブ会議に参加する場合にも、第8条及び第10条に規定する事項を遵守しなければならない。
(災害現場からのウェブ会議の利用)
第13条 災害現場とのウェブ会議には、指定されたシステム以外のものを使用してはならない。
2 災害現場からの情報を伝達するためにシステムを利用する場合には、消防本部の端末の利用者が主催者となり、管理及び制限をしなければならない。
3 災害現場からウェブ会議に参加するときも、第10条に規定する事項を遵守しなければならない。
[第10条]
4 災害現場を交えたウェブ会議を行う際には、部外者を参加させてはならない。ただし、運用管理責任者が必要と認めた場合には、この限りではない。
(その他)
第14条 この要綱に定めのない事項については、消防長が別に定める。
附 則
この要綱は令和2年7月1日から施行する。
様式第1号(第5条関係)
ウェブ会議結果報告書