○舟橋村職員旧姓使用取扱要綱
(令和6年2月1日告示第4号)
(趣旨)
第1条　この要綱は、舟橋村に勤務する一般職に属する職員(以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(旧姓の使用)
第2条　職員は、村長の承認を受けて、専ら職員の間で使用している文書等で、法令等の規定に反するおそれがなく、かつ、職務遂行上及び事務処理上誤解や混乱を招くおそれのないものにおいて、旧姓を使用することができる。
2　旧姓を使用することができる文書等の基準は、別表第1に掲げるものとする。
[別表第1]
3　旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表第2に掲げるものとする。
[別表第2]
(旧姓使用の申請)
第3条　職員は、旧姓の使用の承認を受けようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、村長の承認を受けなければならない。
2　前項に規定する旧姓使用申請書は、所属長を経由して総務課長に提出するものとする。
(承認の通知)
第4条　村長は、前条の申請を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して当該職員に通知するものとする。
(承認の取消し)
第5条　村長は、前条の規定による承認をした後において、当該職員の旧姓の使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、当該承認を取り消すことができる。
(中止届)
第6条　村長の承認を受けて旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を所属長を経由して総務課長に提出しなければならない。
2　前項の規定により旧姓の使用の中止を届け出た職員は、特段の事情なく再び旧姓の使用を申請することはできない。
(責務)
第7条　所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるように努めなければならない。
2　旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たって、常に村民、職員等に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
(その他)
第8条　この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、村長が別に定める。
附　則
この告示は、公布の日から施行する。
別表第1(第2条関係)
区分文書等
氏名が記載されているのみで、対外的に効果が生 じないもの職員録、 職員配置図、事務分担表、名札、メールアドレス、庁内システム上の氏名表記等
専ら組織内部及び職員間で使用される文書等で容易に職員の同一性を確認できる内容のもの起案文書の氏名表示、決裁文書・供覧文書等の押印、 財務関係帳票、出勤簿、旅行命令簿・復命書、休暇・時間外・特殊勤務手当等の申請、通勤届、住居届、扶養親族届、育児休業承認請求書、異動内示書等
職員の権利・義務に関する文書等で職員の同一性の確認が容易にでき、 旧姓の使用を原因とする係争のおそれのないもの職務専念義務免除申請・営利企業等の従事許可関係文 書等
その他村長が妥当と認めるもの　
別表第2(第2条関係)
区分文書等
職員の身分関係に関する文書等で、法令等に基づく事務処理等に与える 影響が大きいもの人事記録 、辞令書 、身分証明書、宣誓書、履歴書、退 職願、処分に関する文書等
職員の権利・義務に関する 文書等で、法令等に根拠があり 、又は法令等に基づく事務処理等に与える影響が大きいもの給与支給明細書、源泉徴収票、年末調整関係書類、退職手当関係書類、共済組合関係書類 、公務災害関係書類等
公権力の行使に関わるもの徴税吏員証、財産差押証、 法令・条例等に基づく立入検査証、 その他公権力の行使に関する文書等
その他職務遂行上又は人事処理上誤解や 混乱を生じさせるおそれのあるもの　
様式第1号(第3条関係)
旧姓使用承認申請書

様式第2号(第4条関係)
旧姓使用承認通知書

様式第3号(第6条関係)
旧姓使用中止届出書