○出雲市上下水道局文書取扱規程
| (平成17年出雲市水道事業管理規程第4号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第7条)
第2章 文書の形式(第8条－第18条)
第3章 文書の収受及び配布(第19条－第23条)
第4章 文書の起案、回議及び合議(第24条－第31条)
第5章 文書の決裁(第32条－第34条)
第6章 文書の施行(第35条－第40条)
第7章 電子メールの利用に関する特例(第41条－第45条)
第8章 文書の管理(第46条－第49条)
第9章 文書の保存期間(第50条－第53条)
第10章 保存文書の廃棄(第54条・第55条)
第11章 補則(第56条・第57条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、出雲市上下水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書事務の確実で能率的な処理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フイルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであること、かつ、当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであることをいう。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(4) 文書管理システム 電子計算組織を用いて、文書の処理、整理及び分類その他文書の管理に必要な情報を登録し、文書の発生から保存又は廃棄及び移管までを管理するために、課をネットワークで結んだものをいう。
(5) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事務は、文書によって処理することを原則とし、職員は、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務の効率的な運営を確保するように努めなければならない。
2 文書は、上司の許可を得ないでこれを持ち出し、他人に閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。
3 職員は、常に文書の所在を明らかにする等、文書を適正に管理しなければならない。
(総括管理者)
第4条 文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)は、営業総務課長が総括する。
2 営業総務課長は、少なくとも年1回、事務処理状況を調査するものとする。
(営業総務課長の職務)
第5条 営業総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱者)
第6条 文書事務の処理を円滑に行わせるため、文書取扱主任(以下「文書主任」という。)及び文書取扱者を置く。
2 文書主任は、営業総務課長が命じた者をもってこれに充てる。
3 文書取扱者は、営業総務課長が所属職員のうちから指名する。
(文書主任の職務)
第7条 文書主任は、上司の指揮を受けて、次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、処理及び配布に関すること。
(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(3) 文書の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
(4) 文書管理システムの運用に関すること。
(5) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱者は、文書主任の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を処理する。
第2章 文書の形式
(文書の分類)
第8条 文書は、事務及び事業における利用、保存等の便宜を考慮して分類し、整理しなければならない。
(文書の区分)
第9条 文書は、一般文書、例規等文書、議案関係書及び公示文書に区分する。
2 一般文書は、局外文書、局内文書、儀礼文書、契約文書、登記文書その他の文書とし、文書の種類及び内容については、別に定める。
3 例規等文書は、条例、規則、規程、令達文書及び辞令とし、文書の種類及び内容については、別に定める。
4 議案関係書は、議案書及び専決処分書とし、内容については、別に定める。
5 公示文書は、告示及び公告とし、内容については、別に定める。
(文書処理の年度)
第10条 文書処理に関する年度区分は、一般文書にあっては4月1日から3月31日までとし、例規等文書、議案関係書及び公示文書にあっては1月1日から12月31日までとする。ただし、営業総務課長が必要と認めたものにあっては、この限りではない。
(文書の取扱いに必要な書式)
第11条 文書の取扱いに必要な書類は、次のとおりとする。
(1) 帳簿
ア 文書整理簿(様式第1号)
イ 令達番号簿(様式第2号)
ウ 特殊郵便物等受付簿(様式第3号)
(2) 用紙
ア 起案書(様式第4号)
イ 供覧書(様式第5号)
(3) 印
ア 受付印(様式第7号)
(文書記号及び番号)
第12条 文書には、次に定めるところにより文書記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(1) 一般文書は、主管とする課等の頭文字外1文字を付け、文書整理簿により一連番号を付けるものとする。
(2) 文書のうち規程については「出雲市上下水道局企業管理規程」を、告示、訓令、指令及び通達についてはその区分の左に「出雲市上下水道局」を冠し、例規等番号簿によりそれぞれの区分ごとに一連の番号を付けるものとする。
2 前項の番号は、文書整理簿にあっては毎年4月から起し会計年度により、例規等番号簿にあっては毎年1月から起し暦年によりそれぞれ更新するものとし、事件が完結するまで同一の番号を使用するものとする。
(文書の区分整理及び簿冊等)
第13条 文書は、年度ごとに区分整理するものとする。ただし、年度によって区分することが特に困難、かつ、適当でないと認められる文書は、暦年によって区分することができる。
(発信者名)
第14条 文書の発信者名は、上下水道事業管理者名とする。ただし、公印を要しない軽易なものについては、部長名・課長名等を用いることができる。
(事務担当者の表示)
第15条 前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(あて先)
第16条 文書のあて先は、原則として職及び氏名を記入するものとする。
2 敬称は、「様」を用いるものとする。
(文書の書き方)
第17条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式が縦書きと定められたもの
(2) 他の官公庁が様式を縦書きと定めたもの
(3) 祝辞、式辞、弔辞その他これらに類するもの
(4) その他営業総務課長が縦書きを要すると認めたもの
(文書の日付)
第18条 発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き、発送する日とする。
第3章 文書の収受及び配布
(収受及び配布)
第19条 局に到達した文書は、すべて営業総務課において受け付け、次の各号により処理するものとする。ただし、到達文書中に局で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置を取らなければならない。
(1) 文書は、すべて開封し、受付印を押し、文書整理簿に所要事項を記載した後、速やかに文書主任に配布する。ただし、軽易な文書については、文書整理簿への記載を省略することができる。
(2) 書留、内容証明等特殊な郵便物は、開封せず封筒に受付印を押し、特殊郵便物等受付簿に記載した後、受領印を徴し、あて名人に交付する。
2 前項の文書中に郵便料金の不足又は未納のあるものは、営業総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、受領するものとする。
(電話又は口頭による文書の取扱い)
第20条 電話又は口頭により、照会、回答、報告その他連絡を受理し、これを文書として取扱うことを適当と認めるときは、その要領を明記し、この規程により処理しなければならない。
(通信回路の利用による受領)
第21条 第19条の規定にかかわらず、受領の処理(第19条の規定により到達した文書の処理をいう。)(以下「受領の処理」という。)は、通信回路を利用して行うことができる。ただし、局に対する申請、届出等の行為に係る電磁的記録については、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認ができるもののみ、受領の処理を行うものとする。
[第19条]
(総合行政ネットワーク文書の受領)
第22条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、文書主任が次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知を当該文書の発信者に対しそれぞれ送信すること。
(配布文書及び収受文書の処理)
第23条 文書主任は、文書の配付を受けたときは、当該事務担当者に渡さなければならない。
2 配布文書は、主務課において速やかに受領するものとする。
3 紙文書で受領したときは、当該紙文書をスキャナで読み取り、これにより作成された電子文書を原本として文書の収受に係る必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、次に掲げる紙文書については、この限りではない。
(1) 新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡易な報告書等で保存又は処理を要しないもの
(2) 市の機関相互間における紙文書のうち簡易なもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、これらの処理を要しないと認める軽易な紙文書
4 前項の規定によりスキャナで読み取られた紙文書は、廃棄するものとする。
5 前項の規定にかかわらず、当該紙文書を保管する必要がある場合には、別途編冊して保管することができる。この場合においては、当該紙文書を原本とする。
6 受領した紙文書のうち、その特性から当該紙文書の全部を電子文書として取り扱うことが適当でないものについては、第3項の規定にかかわらず、当該紙文書をスキャナで読み取ることを要しないものとする。この場合においては、当該紙文書を原本とする。
7 収受文書を供覧する場合は、文書管理システム等により速やかに供覧処理を行わなければならない。
第4章 文書の起案、回議及び合議
(起案)
第24条 文書の起案は、文書管理システムにより起案処理をしなければならない。ただし、処理について一定の帳簿が定められているものは、この限りでない。
(決裁等の順序)
第25条 起案若しくは合議又は供覧の決裁順序は、関係課員に回議の上、順次上席者を経て、管理者の決裁又は閲覧を受ける。
2 合議する場合は、同一課内にあっては主務係長及び主務課長補佐の、他の課に渡るときにあっては、主務課長の決裁を経てから関係課に合議する。
(回議)
第26条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回覧して決裁を受けるものとする。
2 回議を受けた上司は、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。
3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの起案書を添え、処理の経過を明らかにするものとする。
4 文書管理システムによる電子決裁により回議を行うときは、あらかじめ起案者が決裁ルートを決定し、回議するものとする。
(起案内容訂正)
第27条 回議された起案書の記載内容を訂正するときは、文書管理システムを利用し、当該起案書を訂正し、又はこれに意見を付すことができる。
2 押印決裁による起案書の場合は、訂正を加えた箇所に起案者が押印し、文書管理システムの起案修正処理を行わなければならない。
(合議)
第28条 起案書で、他の課の所掌事務に関係のあるものは、管理者の決裁を受ける前に関係部課に合議しなければならない。
(合議文書の取扱い)
第29条 合議を受けた事項について異議がないときは、遅滞なく承認に係る行為を行わなければならない。
2 合議を受けた事項について異議があるときは、理由を付して起案書を担当課に差し戻すことができる。
(廃案となった場合等の処理)
第30条 起案書が否決若しくは廃案となったとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又はその内容が加除補正されたときは、主務課は、合議した課にその旨を通知しなければならない。
(機密文書の取扱い)
第31条 機密文書について回議を受け、若しくは合議し、又は供覧しようとする場合には、主務課長又はその命を受けた者が当該文書を持ち廻りして決裁又は閲覧を受けなければならない。
第5章 文書の決裁
(決裁)
第32条 決裁権者は、起案書の回議を受けたときは、速やかに査閲し、その可否 を決定しなければならない。
(代決)
第33条 出雲市上下水道局事務決裁規程(平成17年出雲市水道事業管理規程第3号)の規定により代決するときは、文書管理システムを利用して代決に必要な処理を行わなければならない。ただし、押印決裁による起案書の場合は、代決者欄に「代決」を表示して、代決者が押印しなければならない。
(決裁年月日)
第34条 起案書に押印決裁を受けたときは、起案者が起案書に決裁年月日を記入した上で、文書管理システムにより、決裁処理を行わなければならない。
第6章 文書の施行
(施行)
第35条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続きを取らなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。
(公印の使用)
第36条 発送文書への公印の押印は、出雲市上下水道局公印規程(平成17年出雲市水道事業管理規程第1号)の定めるところにより、次に掲げるものについて行うものとする。
(1) 法令等(法律、法律に基づく命令(告示を含む。)、条例及び規則(規程を含む。)をいう。)により公印を押印することとされている文書
(2) 前号に掲げるもののほか、特に公印を押印すべき事情があると認められる文書
2 前項1号の規定にかかわらず、国及び地方公共団体等に発する文書で、公印を押印しないで発することが認められたものについては、公印を押印しないものとする。
(電子署名)
第37条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて担当課長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 担当課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発送)
第38条 発送文書は、起案者が文書管理システムにより発送処理を行わなければならない。
(送信)
第39条 総合行政ネットワークの文書変換システムにより文書を送信するときは、文書主任又は文書取扱者が送信するものとする。
2 前項の規定により送信された文書は、第35条の規定により施行された文書とみなす。
[第35条]
(完結)
第40条 完結した文書は、文書管理システムにより完結処理を行わなければならない。
第7章 電子メールの利用に関する特例
(電子メールの利用)
第41条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、営業総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
(対象文書)
第42条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第36条の規定による公印の押印を省略できる文書とする。
[第36条]
(対象機関等)
第43条 前条の施行文書の相手方は、市の行政機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関とする。
(施行)
第44条 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(受信)
第45条 電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、文書主任が公文書と特定した文書は、速やかに第4章の規定に準じて文書管理システムにより処理するものとする。
[第4章]
第8章 文書の管理
(文書の管理の原則)
第46条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際していつでも持出しのできるよう、あらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。
(保管及び整理)
第47条 文書の整理及び保管に当たっては、ファイルに編冊し、所定の書架へ収納するものとする。
2 未処理文書は、担当者において文書主任の指定する場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
3 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。
(ファイル基準の作成)
第48条 課長は、文書を分類別に管理するため、ファイル基準表を作成しなければならない。
(引継ぎ)
第49条 課長は、課において保管する必要のなくなった文書で引き続き保存すべきものについては、文書管理システムにより引継処理を行わなければならない。
第9章 文書の保存期間
(文書の保存種別及び保存期間)
第50条 文書の種別及び保存期間は、次のとおりとする。
| 第1種 30年 |
| 第2種 10年 |
| 第3種 5年 |
| 第4種 3年 |
| 第5種 1年 |
(保存期間の基準)
第51条 文書の保存期間は、文書保存基準表(別表)によるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、重要度が高く、利用頻度の多い文書については、常用文書として取り扱うことができる。
3 第1項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については法令等に定める期間により、また、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間を定めるものとする。
4 文書の保存期間は、第1項に規定する区分に応じ、当該課の課長が定めるものとする。なお、特に必要と認めるときは、保存期間を伸縮することができる。
(保存期間の起算)
第52条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(保存文書の借覧)
第53条 保存文書を借覧しようとする者は、文書管理システムによる借覧の手続きを行わなければならない。
第10章 保存文書の廃棄
(保存文書の処分)
第54条 保存期間が過ぎた文書の処分は、文書管理システムにより処分処理を行わなければならない。
(保存文書の廃棄)
第55条 保存期間が満了した簿書は、管理者の決裁を経て廃棄するものとする。
2 保存期間が満了しない文書であっても、営業総務課長において保存の必要がないと認めたものは、前項の手続を経て廃棄することができる。
3 機密に属するもの又は他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものを廃棄する場合は、塗抹、焼却、裁断、溶解、消去その他適切な方法をとらなければならない。
4 前3項の規定により廃棄する場合、歴史的又は文化的価値のある資料として保存が必要であると営業総務課長が認めたものは、別に保存するものとする。
第11章 補則
第56条 この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主務課長が営業総務課長に協議して特例を定めることができる。
(その他)
第57条 この規程に定めるもののほか、文書管理の細目に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この規程は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日の前日までに、合併前の出雲市、平田市、佐田町、多伎町、湖陵町又は大社町(以下「旧市町」という。)で保管及び保存している文書については、旧市町の文書管理方法による。ただし、合併の期日後5年を経過した文書については、この限りでない。
附 則(平成18年出雲市水道事業管理規程第2号)
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この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月25日水道事業管理規程第43号)抄
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(施行期日)
1 この規程は、平成31年4月1日から施行する。
(出雲市上下水道局文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)
2 この規程の施行の日前に作成し、又は取得した文書については、この規程による改正後の出雲市上下水道局文書取扱規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則(令和6年4月1日上下水道局企業管理規程第3号)
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この規程は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第51条関係)
文書保存基準表
| 種別 | 保存期間 | 簿書名 |
| 第1種 | 30年 | (1) 公印保管簿
(2) 簿外資産台帳 (3) 簿書目録 (4) 保存簿書原簿 (5) 条例及び規則に関するもの (6) 管理規程に関するもの (7) 訴訟及び訴願に関するもの (8) 各種議案に関するもの (9) 訓令、指令、通達及び告示に関するもの (10) 事業計画に関するもの (11) 重要な契約、協定及び覚書 (12) 重要な営業統計報告書及び統計表 (13) 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書 (14) 被保険者台帳 (15) 企業債台帳 (16) 融資に関する重要なもの (17) 固定資産台帳及び固定資産の取得処分に関する重要なもの (18) 車両台帳 (19) 借入金に関する重要なもの (20) 歳入歳出予算書及び決算書 (21) 会計勘定の記録及び整理に関する重要なもの(総勘定元帳及び現金出納簿) (22) 貯蔵品の受払台帳 (23) その他重要な文書で30年保存の必要があると認められるもの |
| 第2種 | 10年 | (1) 施設の保守及び管理に関する重要なもの
(2) 月次及び年次末決算に関するもの (3) 資金の調達及び運用に関するもの (4) 保証預け金又は預り金に関するもの (5) 会計勘定の記録及び整理に関する補助簿 (6) 収入及び支出に関する重要な証拠書類 (7) 財産の評価及び減価償却に関するもの (8) 資材の購入台帳及び購入決裁に関するもの (9) 不用品の売却に関するもの (10) 工事の執行に関するもの (11) 営業成績月報に関するもの (12) 各種課税に関するもの (13) その他10年保存の必要があると認められるもの |
| 第3種 | 5年 | (1) 文書整理簿
(2) 事故報告及び事故処理に関するもの (3) 重要な統計資料 (4) 労働協約、組合との協定及び覚書に関するもの (5) 団体交渉に関するもの (6) 保険資産の取得、喪失及び給付に関するもの (7) 土地建物の賃貸借、管理その他に関するもの (8) 調書伝票及びその集計に関するもの (9) その他5年保存の必要があると認められるもの |
| 第4種 | 3年 | (1) 書留、金券類交付簿
(2) 物品受付簿及び郵便料金に関するもの (3) 官報その他各種公報に関するもの (4) 軽易な認許可申請及び報告に関するもの (5) 監査に関するもの (6) 陳情に関するもの (7) 官公署その他との連絡、照会及び回答に関するもの (8) 軽易な契約、協定、覚書及び部分的変更に関するもの (9) 軽易な統計及び調査に関するもの (10) 職員の採用、解職、異動、昇給、昇格、賞与その他諸手当に関するもの (11) 戸籍謄本その他身分関係書類 (12) 公傷に関するもの (13) 賃金台帳等給与金の受領に関するもの (14) 職員証に関するもの (15) 組合との往復文書及び労働関係参考資料 (16) 労働基準法に基づく申請及び報告に関するもの (17) 各種行事に関するもの (18) 車両及び諸施設の管理に関する軽易なもの (19) 予算の要求及び編成に関するもの (20) 資金計画に関するもの (21) 銀行預金に関するもの (22) 配当金に関するもの (23) 収支振替に関する軽易な書類 (24) その他3年保存の必要があると認められるもの |
| 第5種 | 1年 | (1) 慶祝及び記念日に関するもの
(2) 新聞及び雑誌の購読並びに新聞広告に関するもの (3) 文書交付簿、宿直その他の日誌 (4) 諸団体との往復文書に関するもの (5) 軽易な統計資料 (6) 出勤簿及び出張、休暇その他勤務に関するもの (7) 軽易な身分関係書類 (8) 軽易な労働関係書類 (9) 現金受払いに関するもの (10) 軽易な会計関係書類 (11) 消耗品の受払いに関する軽易なもの (12) 処理を終った一時限りの書類で特に軽易なもの (13) その他1年保存の必要があると認められるもの |
様式第1号
文書整理簿
様式第2号
令達番号簿
様式第3号
特殊郵便物等受付簿
様式第4号
起案書
様式第5号
供覧書
様式第6号
電話・口頭報告書
様式第7号
受付印