○北見市出資団体等情報公開事務取扱要領
| (平成26年4月1日内規第80号) |
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第1 趣旨
北見市情報公開条例(平成18年条例第16号。以下「条例」という。）第19条及び北見市情報公開条例施行規則(平成18年規則第23号。以下「規則」という。)第10条の規定に基づく出資団体等が保有する文書であって実施機関が保有していないものの公開に係る事務処理等については、この要領の定めるところにより行うものとする。
第2 事務分担
1 総務部文書課(以下「文書課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 文書等の閲覧又はその写しの交付等(以下「文書の閲覧等」という。)に係る案内及び相談に関すること。
(2) 文書の閲覧等に係る申出(以下「公開申出」という。)の受付に関すること。
(3) 出資団体等情報公開申出書(別記様式第1。以下「公開申出書」という。)の記載の補助に関すること。
(4) この要領の運用に係る調整に関すること。
2 出資団体等に関する事務を所掌する課(課に相当する所等を含む。以下「主管課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 出資団体等に対する文書の閲覧等の依頼に関すること。
(2) 文書の閲覧等の実施に関すること。
3 第1項の規定にかかわらず、総合支所において文書の閲覧等の相談等があった場合は、総合支所総務課が同項各号(第4号を除く。)の事務を行うものとする。
第3 個人情報の取扱い
1 文書課、主管課及び総合支所総務課は、公開申出者その他当該公開申出に関する情報について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他関係法令等を厳守し、適切に取り扱わなければならない。
2 公開申出者に関する情報は、次条第6項第3号の規定により出資団体等の職員が立ち会う場合を除き、当該出資団体等に漏らしてはならない。
第4 文書の閲覧等に係る事務の手続等
1 情報提供による対応
文書課、主管課及び総合支所総務課は、文書の閲覧等に係る相談を受けた場合において、この要領に定める手続によるまでもなく市の刊行物その他資料の提供により対応できるときには、条例第17条の趣旨に鑑み、速やかに提供するよう努めなければならない。
[条例第17条]
2 公開申出書の受付
(1) 公開申出書の各欄の確認事項
公開申出書の受付に当たっては、次に掲げる事項を確認するものとする。
ア 「連絡先」欄は、公開申出に対する各種通知等の送付先を確定するため、正確に記入してあること。
イ 「申出に係る文書の名称又は内容」欄は、文書の名称その他文書を特定するために必要な事項が具体的に記入してあること。
ウ 「閲覧等区分」欄は、閲覧、視聴又は写しの交付のいずれであるかがわかるように該当する区分を選択してあること。
(2) 郵便等により送付された公開申出書の取扱い
郵送により送付された公開申出書について必要事項が記入されていないとき、又は不明確な箇所があるときは、公開申出者に対して電話等で確認した上で補正するものとし、当該補正が終了した後、これを受け付けるものとする。
3 公開申出書を受け付けた場合の説明
公開申出書を受け付けたときは、受付印を押印の上、その写しを公開申出者に交付するとともに、次に掲げる事項について当該公開申出者に説明するものとする。
(1) 当該公開申出に係る文書の公開は、任意のものであり、実施機関及び出資団体等に公開の義務はないものであること。
(2) 主管課は、出資団体等に対して、公開申出のあった日の翌日から起算して21日以内に公開申出に係る回答を提出するよう求めるが、やむを得ない理由があるときには、この期間を延長することがあり、この場合には、出資団体等情報公開回答期間延長通知書(別記様式第6。以下「期間延長通知書」という。)により速やかに公開申出者に通知すること。
(3) 公開申出に係る回答については、出資団体等情報公開回答書(別記様式第4。以下「回答書」という。)により公開申出者に通知し、文書の公開等を実施する場合には、その日時及び場所を併せて指定すること。
(4) 文書等の写しの交付には費用の負担が必要であること及び当該費用には写しの送付を行う場合の郵送料も含まれること。
4 受付後の公開申出書の取扱い
(1) 公開申出書の引継ぎ
文書課及び総合支所総務課は、受付後の公開申出書の写しを速やかに主管課に送付するものとし、総合支所総務課が受け付けた場合にあっては、当該公開申出書の原本を文書課に引き継ぐものとする。
(2) 実施機関が保有する文書である場合の取扱い
公開申出のあった文書と同一の文書を実施機関が保有している場合は、受付後の公開申出書を規則第2条に規定する公開請求書とみなして、北見市情報公開事務取扱要領(平成26年内規第81号)の定めるところにより事務を処理するものとする。
(3) 出資団体等に対する依頼
主管課は、公開申出書の送付を受けたときは、任意的情報公開依頼書(別記様式第2。以下「任意的依頼書」という。)に必要な事項を転記し、速やかに出資団体等に回答を依頼するとともに、任意的依頼書の写しを文書課に送付するものとする。
(4) 公開申出書に係る回答
ア 主管課は、出資団体等に対して、公開申出のあった日の翌日から起算して21日以内に公開申出に対する決定を行い、速やかに次に掲げる書類を提出するよう求めるものとする。
(ア) 任意的情報公開回答書(別記様式第3。以下「任意的回答書」という。)
(イ) 文書の閲覧等の全部又は一部に応じる場合にあっては、当該文書の原本又はその写し。ただし、次項第2号ウの規定により出資団体等の事務所を公開場所とする場合を除く。
イ 主管課は、出資団体等からア(ア)及び(イ)に掲げる書類の提出を受けたときは、回答書に必要な事項を転記し、任意的回答書の写しを添付して遅滞なく文書課に送付するものとする。
ウ 文書課は、回答書の送付を受けたときは、速やかに公開申出者に送付し、その写しを保管するものとする。
(5) 公開申出書に係る回答期間の延長
ア 延長の通知
(ア) 主管課は、出資団体等がやむを得ない理由により公開申出に係る回答の期間を延長する場合は、任意的情報公開回答期間延長通知書(別記様式第5。以下「任意的期間延長通知書」という。)を提出するよう求めるものとする。この場合において、任意的期間延長通知書の提出を受けたときは、期間延長通知書に必要な事項を転記し、任意的期間延長通知書の写しを添付して遅滞なく文書課に送付するものとする。
(イ) 文書課は、期間延長通知書の送付を受けたときは、速やかに公開申出者に通知し、その写しを保管するものとする。
イ 延長の日数
公開申出書に係る回答の延長は最大60日間とし、延長に当たってはできるだけ短い期間にとどめるよう、出資団体等に求めるものとする。
5 文書の閲覧等の日時及び場所の指定
(1) 日時の指定
主管課は、回答書が公開申出者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常の勤務時間内の日時を指定するものとする。
(2) 場所の指定
ア 閲覧等を実施する場所は、原則として市政情報公開室(文書課内)とし、主管課の職員は、出資団体等から提出を受けた文書の原本又はその写しを文書課に持参するものとする。
イ アの規定にかかわらず、特別の事情がある場合には、主管課を公開場所とすることができる。
ウ 出資団体等がその事務所における文書の閲覧等を希望する場合は、公開申出者に連絡し同意を得た場合に限り、ア及びイの規定にかかわらず、当該出資団体等の事務所を公開場所とすることができる。
6 文書の閲覧等の実施
(1) 文書の閲覧等の日時及び場所
文書の閲覧等は、回答書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
(2) 指定した日時以外の文書の閲覧等の実施
公開申出者がやむを得ない事情により指定した日時に文書の閲覧等ができない場合には、主管課は、公開申出者と連絡の上、指定した日時以外の日時に文書の閲覧等を実施することができる。
(3) 出資団体等の職員の立会い
出資団体等の職員の立会いは、公開申出者に連絡し同意を得た場合に限るものとする。
(4) 回答書の提示
文書の閲覧等を実施するときは、公開申出者に対して、回答書の提示を求めるものとする。
(5) 費用の負担及び徴収
ア 文書等の写しの交付を受ける者は、当該写しの作成及び送付に要する費用について、規則第10条第4項において準用する規則第5条に規定する額を負担するものとし、その納入は原則として前納とする。
イ 費用の徴収に係る事務は、文書課において行うものとする。
第5 指定管理者の管理に係る文書の公開
条例第20条に規定する指定管理者の管理に係る文書の公開については、出資団体等が保有する文書であって実施機関が保有していないものの公開の例による。この場合において、本則及び別記様式中「出資団体等」とあるのは「指定管理者」と、「第10条第4項」とあるのは「第11条」と、「第19条第1項」とあるのは「第20条」とする。
[条例第20条]
附 則
この要領は、平成18年3月5日から施行する。
平成26年4月1日改正施行
(改正箇所)別記様式第2
附 則(平成29年12月8日内規第137号)
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この内規は、平成29年12月8日から施行する。
附 則(平成30年3月7日内規第36号)
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この内規は、平成30年3月7日から施行する。
附 則(令和3年3月19日内規第73号)
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この内規は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日内規第120号)
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この内規は、令和5年4月1日から施行する。
別記様式第1(第2関係)
出資団体等情報公開申出書
別記様式第2(第4関係)
任意的情報公開依頼書
別記様式第3(第4関係)
任意的情報公開回答書
別記様式第4(第4関係)
出資団体等情報公開回答書
別記様式第5(第4関係)
任意的情報公開回答期間延長通知書
別記様式第6(第4関係)
出資団体等情報公開回答期間延長通知書